Phân loại tài liệu: tiêu chí cơ bản

Vì vậy, nó là dễ dàng để hiểu được những số lượng lớn các tài liệu, phát triển quy tắc đặc biệt để chuẩn bị và trình bày của họ, phân loại khác nhau, cũng như các hình thức và phương pháp làm việc với họ phù hợp.

Cần lưu ý rằng việc phân loại tài liệu là vô cùng quan trọng vì nó giúp để làm nổi bật đặc điểm cụ thể của họ và làm cho nó có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Nó là một trong những lâu đời nhất và cho đến cuối vấn đề tồn tại, sự phát triển trong đó chỉ bắt đầu vào cuối những năm 1960. Hầu hết các tài liệu hướng dẫn cách tiếp cận phân thành các nhóm riêng biệt trước đây chỉ áp dụng cho tính năng cụ thể liên quan đến phạm vi hoặc khoa học riêng biệt. Chỉ gần đây phân loại đa chiều của các tài liệu đã được thành lập, mà là dựa trên các thành phần thông tin và vật chất.

Tất cả các tài liệu có thể được chia theo các tiêu chí sau:

1. Những tình tiết hoạt động của họ trong không gian và thời gian. Đưa vào tài khoản hợp lệ của xuất bản (định kỳ và không định kỳ), thời gian xảy ra (bản gốc, gốc, sao chép, nhân bản), nơi sản xuất (khu vực, quốc gia hay nước ngoài);

2. thành phần thông tin.

• chú ý đến các nội dung và mức độ tập hợp thông tin (tài liệu tiểu học và trung);

• phân loại tài liệu bao gồm các kích thước của các thông tin ghi vào kích thước (định dạng), và số trang (tổng cộng);

• phân chia như thế nào thông tin được coi (các tài liệu có thể được đọc bởi một con người hay đòi hỏi thiết bị kỹ thuật đặc biệt);

• phân loại này tài liệu cũng bao gồm một nhân vật mang tính biểu tượng như phương tiện mà ghi thông tin (văn bản và hình thức phi văn bản);

• dữ liệu ghi âm phương pháp tiếp theo để phân biệt viết tay, in, cơ khí, từ trường, nhiếp ảnh, quang học, laser, và tài liệu điện tử.

3. thành phần nguyên liệu bao gồm các tiêu chí nhất định (chẳng hạn như vật chất của các vật mang tin, cũng như hình dáng và thiết kế của nó).

Điều đáng chú ý là việc phân phối các tài liệu hướng dẫn cho các nhóm cá nhân về nội dung và hình thức cho phép hiệu quả hơn để tổ chức công việc với cô ấy.

Điều đáng nói rằng đó cũng là một phân loại tương ứng của tài liệu kế toán cho đến nay, trong đó sẽ đưa vào tài khoản nội dung, địa điểm và thủ tục của họ về lập, ứng dụng, và một phương pháp sử dụng.

Cách phân loại này chứng từ kế toán bao gồm các bộ phận sau đây thành các loại:

• tùy thuộc vào ứng dụng - quản lý và điều hành, đăng ký kế toán hoặc kết hợp;

• chuẩn bị đơn đặt hàng - tiểu học và tóm tắt;

• tài liệu nội bộ và bên ngoài;

• bằng cách sử dụng - dùng một lần và lưu trữ;

• tùy thuộc vào nội dung - tiền tệ, vật liệu và thiết kế.

Phải nói rằng sự phân loại này bao gồm một số tiêu chí và là rất rộng, vì vậy mỗi tài liệu liên quan đến các nhóm khác nhau cùng một lúc, nhưng có thể được đặc trưng bởi tính năng cụ thể và chỉ sử dụng trong lĩnh vực có liên quan.