Một tài liệu điện tử là gì?

Mức độ tin học hóa ngày nay đòi hỏi một quá trình chuyển đổi "không cần giấy tờ" quản lý văn phòng. Nó dựa trên một tài liệu điện tử, trong đó trái ngược với truyền thống, đặc trưng bởi một số tính chất và đặc điểm mới. Cho đến nay, một định nghĩa duy nhất của hiện tượng này không tồn tại trong luật cũng không phải trong thế giới khoa học của Nga.

Khái niệm "tài liệu điện tử" xuất hiện sớm nhất là vào năm 1970. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu được gọi là "tài liệu máy có thể đọc được." tính đặc thù của họ là họ phải được tạo ra với sự giúp đỡ của công nghệ máy tính và phù hợp với xử lý máy tính. Trong trường hợp này, các chi tiết cần được thực hiện theo đúng thủ tục thành lập cho tất cả các tài liệu.

Điện tử tài liệu - là một đối tượng của thông tin, bao gồm hai phần bắt buộc: 1) chi tiết (tên, thông tin về tác giả, thời gian, địa điểm xuất xứ, vv) và chữ ký số điện tử; 2) phần chính của nội dung bao gồm các văn bản, thông tin đồ họa và số xử lý như một đơn vị.

Một tài liệu điện tử phải có chữ ký của một chữ ký điện tử có trình độ, làm cho nó tương đương với một giấy có chữ ký bằng tay của mình. Các thông tin được trình bày trong nó trong kỹ thuật số hình thức (điện tử). dữ liệu cảm biến sử dụng máy tính có thể truyền tải thông tin trên mạng viễn thông, quá trình - trong các hệ thống thông tin. Nếu cần thiết, một tài liệu có thể mang hình thức của một hiển thị trên màn hình và trên giấy.

Điện tử tài liệu - một chu kỳ sống của điện tử tài liệu trong một doanh nghiệp (tổ chức, công ty) để nhận được chúng, thay đổi trạng thái (đã được phê duyệt, thông báo cho, trong, ký tên, đóng cửa, vv) để huỷ bỏ các kho lưu trữ. một tài liệu như vậy đôi khi được gọi là một «công việc», mà đặc trưng cho phong trào văn bản như một dòng duy nhất của công trình cá nhân trong một quá trình kinh doanh cụ thể. Toàn bộ hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm phần mềm mà bạn cần để tổ chức và duy trì loại này của vòng đời của tài liệu.

tài liệu điện tử và quy trình làm việc dựa trên nó có nhiều ưu điểm so với truyền thống. Họ cho phép nhân viên của tổ chức để kiểm soát không chỉ khu vực riêng của họ về công việc, nhưng toàn bộ quá trình. Sử dụng các kho lưu trữ điện tử là thuận tiện hơn nhiều so với giấy. , Giảm thời gian cho việc thông qua sự phối hợp và thực hiện các tài liệu của nó có thể được tìm thấy trong vòng vài phút. Nói chung, đó là kinh tế hơn giấy. Có khá nhiều phần mềm quản lý tài liệu điện tử ( "Motive", "E1 Euphrates", "DocsVision", "1C: Tài liệu". Và những người khác).

Hiện nay, có bóng râm kinh nghiệm nước ngoài điều chỉnh các mối quan hệ trong lĩnh vực tài liệu điện tử về pháp lý. Ở Nga, vấn đề điều chỉnh của các mối quan hệ vẫn chưa nhận được quyết định lập pháp, mặc dù nỗ lực đã được thực hiện thông qua pháp luật (2005). Việc áp dụng pháp luật về loại giấy này - một trong những hướng quan trọng của quy định pháp lý.