Bức thư quản lý (mẫu)

Bức thư quản lý - một tài liệu mà là một phần không thể thiếu của giao tiếp kinh doanh. Thông thường nó được truyền qua đường bưu điện và phục vụ việc trao đổi thông tin một cách đặc biệt.

khái niệm cơ bản

thư từ kinh doanh là cần thiết để đối phó với nhiều vấn đề kinh tế hay sản xuất. Với các doanh nghiệp giúp đỡ và tổ chức của nó giao tiếp với môi trường bên ngoài: các đối tác, khách hàng hoặc cơ quan chính phủ. Thường được sử dụng cho thư quản lý này.

Nó thường được gọi là một tài liệu bằng văn bản, trong đó có thể là:

• Đáp lại những tin nhắn nhận được trước đó hoặc yêu cầu;
• giấy kèm theo hướng dẫn gửi đính kèm với các công cụ hoặc vật liệu khác;
• thư sáng kiến trong trường hợp các phương thức giao tiếp là không thể.

Mỗi một lựa chọn có những đặc điểm riêng của mình. Tuy nhiên, có những quy tắc chung, theo đó thường được thực hiện bất kỳ công văn. Đây là điều dễ hiểu, bởi vì nó là một thư từ kinh doanh, ví dụ, thường bắt đầu kết luận của đa số các giao dịch. Một tài liệu cũng như hình thành có thể tạo ra trong điểm đến một ấn tượng tốt về đối tác tiềm năng trong tương lai.

Các loại thư tín thương mại

Tùy thuộc vào các thông tin có chứa lá thư chính thức, nó có thể là:

1. Che. Trong trường hợp có chứa thông điệp rằng ông có một bộ các ứng dụng.
2. Khiếu nại. Có nghĩa là, nó thể hiện sự bất mãn với một tình huống cụ thể (khẳng định).
3. Hướng dẫn. chỉ số được đưa ra trong văn bản.
4. Bảo hành. Người gửi xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ trong tương lai được quy định trong tài liệu.
5. Thông tin. Bức thư có chứa thông tin có thể quan tâm đến người nhận.
6. Quảng cáo. Thông tin được cung cấp để thu hút được sự hợp tác.
7. Thư thông báo. Để biết thông tin về các sự kiện công cộng.
8. Thư xác nhận. Nó ghi nhận thực tế nhận được những tài liệu hoặc vật liệu khác.
9. Văn bản đề nghị. Các văn bản có chứa một sức hấp dẫn để khuyến khích của người nhận để hành động.
10. Thư của thông điệp. Nó cung cấp các thông tin cụ thể gửi các lợi ích chung cho các bên.

Mục đích của các tài liệu này là liên lạc giữa các tổ chức, các phòng ban.

Biên soạn các thư yêu sách

Trong các vấn đề hợp tác đôi khi có những tình huống khi một trong các bên, vì bất cứ lý do này, không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Trong trường hợp này, đối tác đầu tiên gửi một bức thư cho người đồng nhiệm của mình. Trong đó, ông thường trình bày kiến nghị của mình cho việc loại bỏ các hành vi vi phạm quyền lợi hợp pháp của mình. Đây là lá thư chính thức. Một ví dụ của một tài liệu như vậy, bạn có thể tạo tùy tiện. Trong trường hợp này, những điểm sau đây cần được xem xét:

1. Các phong cách viết nên các doanh nghiệp chính thức với quá trình cài đặt của công ty.
2. Bản chất của yêu cầu bồi thường là được thể hiện rất rõ ràng.
3. Trong phần trình bày thông tin cần thiết để vận hành thực tế thuyết phục cụ thể.

Trong thư khiếu nại phải bao gồm:

• chi tiết của người gửi (tên, địa chỉ trả lại và số điện thoại);
• thông tin đầy đủ về các điểm đến;
• mô tả trong các trường hợp trong đó có một tình huống xung đột;
• một tham chiếu đến các quy phạm pháp luật, do đó đã phá vỡ đối tác;
• yêu cầu cụ thể để loại bỏ các vi phạm, ghi rõ thời gian thực hiện của họ;
• hậu quả có thể xảy ra nếu phía bên kia khởi hành khỏi án tử hình của họ.

Chú ý đặc biệt phải được thanh toán như thế nào dịch vụ được tạo thành từ lá thư. Các mẫu phải được phát triển để người phạm tội đã không cảm nhận nó như một mối đe dọa. Nó phải được nhớ rằng đây chỉ là một lời nhắc nhở yêu cầu tuân thủ pháp luật.

quy tắc thiết kế

Chú ý đặc biệt nên được trả cho việc thiết kế các thư quản lý. Tuy nhiên, pháp luật không quy định rằng bất kỳ quy tắc và các quy định nghiêm ngặt.

Mặc dù vậy, những điểm sau đây nên được coi là bắt buộc trong việc chuẩn bị các văn bản như:

1. Bất kỳ lá thư chính thức nên được viết trong đơn. Nó đang được phát triển bởi các chuyên gia trước vào văn phòng và được chấp thuận bởi yêu cầu của đạo diễn.

2. Tài liệu này phải có những nội dung cụ thể:

2.1. Thông tin về người nhận và người gửi.

2.2. Số tham chiếu và ngày của lá thư này. Nó là cần thiết để đăng ký.

2.3. Liên kết đến thông tin tương tự về bức thư-yêu cầu, nếu tài liệu là một phản ứng với nó.

2.4. Tiêu đề.

2.5. Thông tin về sự hiện diện của bất kỳ ứng dụng với tên và số lượng của chúng.

2.6. Thông tin về người ký văn bản (vị trí và tên).

3. Trong một bức thư được đọc trong chỉ có một câu hỏi. Việc có nhiều phức tạp lựa chọn nghệ sĩ.

4. Các thông tin phải được đặt ra rất ngắn gọn, nhưng nó là rõ ràng. Đó là mong muốn rằng các văn bản mất không quá hai trang.

5. Quyền để xác định chi tiết của người thụ hưởng. Nếu chúng ta đang nói về tổ chức, bạn phải tuân theo trình tự sau đây:

5.1. Tên của công ty (trong trường hợp được bổ nhiệm).

5.2. Các đơn vị cấu trúc (nếu cần).

5.3. điểm đến vị trí (trong tặng cách).

5.4. viết tắt của Ngài.

5.5. Địa chỉ gửi thư của công ty.

6. Nếu có nhiều người nhận, trước tiên bạn phải xác định chính, và sau đó tất cả mọi người khác.

Tính đến tất cả những yếu tố này, các thiết kế của các chữ cái quản lý, về nguyên tắc, không có khó khăn.

Trình tự trình bày

Đối với tài liệu đã được biên soạn một cách chính xác, bạn phải đưa vào tài khoản thứ tự cụ thể của bài trình bày thông tin trong đó. Ví dụ, chúng ta có thể xem xét các lựa chọn như thế nào để viết một lá thư chính thức của câu trả lời. Đầu tiên chúng ta cần phải nhớ rằng, theo các quy tắc của nghi thức, nó là cần thiết để đáp ứng các thông tin trong ngày sau khi nhận nó. Nếu chúng ta đang nói về thông điệp e-mail, thời gian tối ưu không phải là hơn hai tiếng đồng hồ. Trong trường hợp tuân thủ các quy định như vậy là không thể, nó là tốt hơn để gửi một thông điệp tới đối tác.

Bức thư riêng của mình, trên thực tế, sẽ bao gồm hai phần:

1. Giới thiệu. Người gửi đặt chủ đề, nguyên nhân và nền tảng của tác phẩm của ông. Bạn có thể tham khảo các quy định, mà theo pháp luật là cơ sở cho việc cung cấp một câu trả lời. Ngoài ra, bạn nên chú ý đến một số điểm liên quan đến tình trạng này. Họ sẽ giúp để lộ bản chất của câu hỏi.
2. Tóm tắt thông tin. Phần này nhằm mục đích giải thích và thuyết phục. Các văn bản phải ngắn gọn, rõ ràng và súc tích, và đặt ra các sự kiện - đã được chứng minh và khách quan. Nếu cần thiết, họ có thể được xác nhận bởi con số thực tế.

Sau một văn bản như vậy thường được theo sau bởi một danh sách các ứng dụng. Kết thúc một tài liệu có chữ ký của người gửi. Bên cạnh đó, nó là cần thiết để biết làm thế nào để viết một lá thư chính thức, để không xúc phạm đến người nhận. Thứ nhất, các tham chiếu đến đó là mong muốn bắt đầu bằng cụm từ "thân mến." Thứ hai, bạn có thể sử dụng các cụm từ văn bản participle bằng lời nói như "đã cẩn thận xem xét đề xuất của bạn," hoặc "để kiểm tra kỹ lưỡng ý kiến của bạn." tuân thủ như vậy để nghi thức sẽ chỉ có lợi cho cả hai bên.

Thủ tục hành động

Soạn thảo công văn là trách nhiệm của nhân viên, thư ký hoặc nhân viên khác, những người được giao những nhiệm vụ. Được chấp nhận cho công việc họ phải tuân theo trong chuỗi hành động của họ. Quá trình của một tài liệu như vậy thường đi qua các bước sau:

1. kiểm tra cẩn thận trong các trường hợp của vấn đề. Bạn hoàn toàn phải kiểm soát tình hình để đánh giá giải pháp khả thi của nó.
2. Lập dự thảo lá thư. Nó là cần thiết để đưa vào tài khoản tất cả các yêu cầu nêu trên.
3. Hài hòa của văn bản được chuẩn bị. Đôi khi nó là cần thiết để chỉnh sửa ánh sáng của những nhận xét đầu. Anh ta có thể làm cho một số làm rõ hoặc giải thích về đề tài này.
4. Chấp thuận của người giám sát của mình.
5. Hoàn thiện và ký kết hợp tài liệu.
6. chữ đăng ký.
7. Gửi mail đến người nhận.

Chỉ sau khi đi qua tất cả các giai đoạn, bức thư đạt đến người nhận, sẽ có thể hoàn thành sứ mệnh của mình.

quy định bắt buộc

Để đặt một lá thư chính thức, bạn phải nhớ rằng trang đầu tiên của thiết được in trên một hình thức đặc biệt. Đối với phần còn lại, bạn có thể sử dụng tấm sạch thường xuyên của A4. Ở đây chúng ta phải nhớ rằng trường văn bản rất có giới hạn của nó: trên và dưới 2 cm, bên trái - 3,5 cm, phải - 1 cm. Nó không phải là cần thiết để phá vỡ kích thước tiêu chuẩn để phù hợp với các thông tin trên một trang. Nó là tốt hơn để quan sát tất cả các quy tắc và chỉ cần thêm một trang bổ sung.

Gõ văn bản cũng phải theo các quy tắc:

1. Để in, sử dụng phông chữ chuẩn Times New Roman. Các tùy chọn khác tốt hơn không được áp dụng.

2. kích thước Font cũng quy định:

• cho các văn bản chính - 14;
• trang liên kết, và một dấu hiệu của việc thực hiện - 12.

3. Vị trí của chi tiết cũng thực hiện theo các quy tắc:

• khoảng cách giữa các dòng - 1;
• sự liên kết văn bản được thực hiện bởi "width";
• chuyển được đặt tự động;
• khoảng cách từ tiêu đề với số sê-ri là 2 dòng khoảng cách, và từ đó các văn bản chính - 3.

Phù hợp với các tiêu chuẩn này là bắt buộc để thực hiện đúng các chữ cái tương ứng với đích.

chi tiết vị trí

Để xây dựng một lá thư kinh doanh tiêu chuẩn, bạn cần phải biết chính xác nơi họ nên được đặt, chi tiết và thành phần của nó. Câu trả lời cho những câu hỏi này có chứa một GOST R 6,30-2003. Nó mô tả chi tiết dưới hình thức công văn. Trong thực tế, nó là một ví dụ trong đó tổng thể của tất cả các chi tiết của tài liệu nằm ở một cách nào đó. Nó là cần thiết để:

1. Để thống nhất các quá trình (kinh doanh) Văn phòng đăng ký tự chữ cái.
2. Có khả năng thúc đẩy trực thuộc Trung ương chuẩn bị các hình thức tiêu chuẩn, giảm nhu cầu thực hiện công việc một cách thủ công.
3. Tạo điều kiện và giảm thời gian tìm kiếm thông tin thị giác.
4. Mở rộng khả năng xử lý của các chữ cái với sự giúp đỡ của máy tính và các thiết bị khác.

Vì vậy, đối với bức thư thương mại thông thường sử dụng 30 chi tiết tiêu chuẩn, nằm trong khu vực bắt buộc mười một:

• logo và biểu tượng;
• tác giả;
• dữ liệu ban đầu;
• tiêu đề;
• phê duyệt;
• addressee;
• độ phân giải;
• văn bản;
• chữ ký và các ứng dụng;
• phối hợp và đảm bảo;
• dấu ngoặc.

Đặt thông tin trong các lĩnh vực nhất định cho phép các chuyên gia để điều hướng tốt hơn các tài liệu, và người dùng bình thường tạo điều kiện cho quá trình chuẩn bị của mình.

yêu cầu cơ bản

Một số lãnh đạo nhầm lẫn tin rằng thư từ kinh doanh có thể được thực hiện tùy tiện mà không theo bất kỳ quy tắc và quy định. Nhưng các chuyên gia những người chịu trách nhiệm về nó, phải biết các yêu cầu cơ bản đối với các công văn:

1. Sự hiện diện của đặc biệt hình thức (công ty).
2. sử dụng hợp lý và chi tiết vị trí.
3. Các văn bản nên có thể đọc được và cũng chỉnh sửa. Để giải thích bản chất của vấn đề là tốt hơn để ưu tiên cho các đề xuất chung đơn giản. Nó là cần thiết để nói chuyện một thời gian ngắn để mỗi từ mang một tối đa thông tin.
4. Tùy thuộc vào loại, tài liệu phải được ban hành cho phù hợp. Bức thư cũng có thể chứa một số khía cạnh. Trong trường hợp này, giải trình là cần thiết để cố gắng kết hợp chúng.
5. sử dụng hợp lý các tiêu chuẩn đặt ra cho gõ.
6. Hãy thử để có được nội dung của bức thư không phải là biểu hiện phân loại. Người nhận có thể giải thích các cụm từ như một mối đe dọa. Khi thiết kế đề xuất sử dụng tốt hơn những lời giới thiệu như "rõ ràng", "như bạn đã biết", "có thể" và "làm thế nào để".

Những yêu cầu này là trong thực tế giúp duy trì quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.