Việc tổ chức làm việc với các tài liệu

Làm việc với các tài liệu nhân sự có ảnh hưởng đặc biệt về chất lượng của các hoạt động của bộ máy hành chính, cũng như sự hình thành và hoạt động văn hóa của người lao động. Công việc chuyên nghiệp hơn đang được tiến hành, các hoạt động thành công hơn của doanh nghiệp nói chung.

công việc nội bộ của bất kỳ công ty bao gồm các biện pháp khác nhau để chuẩn bị, hỗ trợ, làm đầy, sao chép, chuyển giao thông tin kinh doanh. Thực tế cho thấy rằng khoảng bảy mươi phần trăm của người lao động thời gian dành cho các hoạt động. Phải nói rằng tổ chức của công việc với các tài liệu ngày càng trở nên quan trọng. Ngày nay, hoạt động này được coi là một trong những yếu tố chính của năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp hiện đại.

Tổ chức làm việc với các tài liệu đòi hỏi một cách tiếp cận đặc biệt để tiếp nhận và xử lý dữ liệu kinh doanh, phối hợp các quá trình hình thành và thay đổi thông tin. tổ chức đúng đắn về công việc với các tài liệu giảm thời gian để tìm kiếm và tăng tính chính xác, kịp thời, loại bỏ dư thừa.

Với nhiều năm thực hành đã được sản xuất ba loại chính của công việc với tài liệu: hỗn hợp, phân cấp và tập trung.

Hình thức thứ hai liên quan đến việc tập trung vào cơ cấu lại một loạt các hoạt động có sẵn trong ứng xử của một đơn vị duy nhất trong doanh nghiệp. Do đó đơn vị có thể được chia sẻ hoặc bộ phận nhân sự, văn phòng và các loại tương tự. Lưu giữ hồ sơ có thể thực hiện và một người là một thư ký. Trong mọi trường hợp, sự phân chia trách nhiệm hoặc nhân viên sẽ bao gồm việc thực hiện một chu kỳ đầy đủ các hành động để xử lý các tài liệu nhận được để truyền đến bộ phận lưu trữ. Những hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý thông tin kinh doanh, đăng ký, lưu trữ, kiểm soát việc thực hiện, gửi, hoạt động tham khảo và thông tin, đặt hàng trước khi chuyển vào kho lưu trữ.

tổ chức tập trung làm việc với các tài liệu được coi là hiệu quả nhất, và do đó, thích hợp hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp nhỏ. Với phương pháp này, hệ thống hóa các tài liệu hướng dẫn giảm đáng kể chi phí của biện pháp xử lý thông tin. Bên cạnh đó, cải thiện đáng kể tổ chức lao động người lao động. Ở dạng này của quy trình làm việc hiệu quả hơn thiết bị văn phòng làm việc, đạt được sự thống nhất trong các phương pháp và quản lý các hoạt động liên quan đến việc xử lý tài liệu.

Đối diện với hệ thống tập trung là chương trình phi tập trung. Trong trường hợp này, dịch vụ của mình để làm việc với các tài liệu được tạo ra cho mỗi đơn vị. Trong các đơn vị này, tất cả các hoạt động được thực hiện một cách độc lập. Một hệ thống phân cấp là điển hình hơn của những tổ chức và các tổ chức được compartmentalized trong bộ máy cảm giác lãnh thổ khác nhau. Hơn nữa, hệ thống hoạt động này phù hợp cho các doanh nghiệp, tài liệu, trong đó một đặc hiệu khác nhau (ví dụ, có một nhu cầu để cung cấp bảo vệ thông tin).

Phổ biến nhất, trong khi đó, là một hình thức của một hệ thống hỗn hợp. Trong trường hợp này, một phần nhất định của tất cả các hoạt động (như một quy luật, đối với việc tiếp nhận và xử lý các tài liệu gửi và nhận, lưu trữ, sao chép) được thực hiện trong đơn vị trung ương. Các bộ phận kết cấu của doanh nghiệp đồng thời được thực hiện bằng cách in các hoạt động (tạo), đặt hàng, lưu trữ và chuẩn bị cho giao hàng vào kho lưu trữ.

Sự lựa chọn của một hoặc các mạch khác với tài liệu hướng dẫn được thực hiện phù hợp với cấu trúc của doanh nghiệp.