Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng

Thông thường, đặc biệt là trong các tổ chức nhỏ, quản lý văn phòng thường được gọi là Bí thư. Nghe có vẻ rất nhiều vững chắc hơn vị trí, nhưng thực tế là trách nhiệm của người quản lý văn phòng khác với thư ký (mặc dù họ chắc chắn có nhiều điểm tương đồng), hiếm khi bất cứ ai có liên quan trong trường hợp này.

trách nhiệm của người lao động là gì? Đầu tiên và trước hết là trách nhiệm của người quản lý văn phòng là làm việc với các tài liệu. Người lao động nhận được thư từ nhận, đăng ký nó, gửi cho người nhận gửi vào kho lưu trữ, nếu cần thiết. Ông cũng chấp nhận các ứng dụng từ các nhân viên khác sẽ chuyển chúng sang chữ ký của Tổng giám đốc, đảm bảo cho họ những con tem, và sau đó cung cấp cho trở lại. Các nhiệm vụ của người quản lý văn phòng là làm việc với các tài liệu nội bộ: đơn đặt hàng in ấn và giải phóng mặt bằng của họ, lưu trữ, gửi tài liệu lưu trữ, kế toán, làm việc với thư gửi đi. Nếu cần thiết, ông sẽ có thể làm việc với bất kỳ thiết bị văn phòng: máy fax, máy scan, máy photocopy, cũng như để tuyển dụng và các văn bản in. Chuẩn bị phòng cho bài thuyết trình, giữ biên bản họp, họp và tiếp khách và khách hàng như một phần của nhiệm vụ của người quản lý văn phòng.

Thông thường, người lao động phải đối phó với nhiệm vụ thư ký truyền thống: phân phối của các đối tác mời hoặc người quản lý tại các khách sạn, đặt phòng, vé máy bay và vé tàu. Tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của công ty và văn phòng riêng của mình, người quản lý có thể là một đại diện của công ty bạn trong đàm phán kinh doanh, và thực hiện các nhiệm vụ của quản lý nhân sự: việc tìm kiếm nhân viên mới, tạo ra các ưu đãi và các chương trình giáo dục, công việc thiết kế. Đôi khi ông tập trung vào sự ra đời của công nghệ thông tin, phát triển các chương trình mới.

Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng thừa nhận kiến thức:

1. Luật và quy định quản lý, thông tin, các công ty kinh doanh hợp pháp.
2. Nguyên tắc cơ bản của quản lý, tiếp thị, kinh doanh và kinh doanh.
3. Nền tảng của xã hội học, tâm lý, đạo đức của giao tiếp kinh doanh, chưa từng làm việc với các nhân viên và công chúng.
4. Thủ tục lập doanh nghiệp đề xuất, báo cáo, kế hoạch, hợp đồng và thỏa thuận.
5. Những nền tảng của quản lý, những điều cơ bản của thái và sức khỏe nghề nghiệp.

Ngoài những nhiệm vụ, trách nhiệm của người quản lý văn phòng bao gồm một danh mục các văn phòng và các phần mềm cần thiết để chạy hàng tiêu dùng (vật tư văn phòng, giấy và các phụ kiện khác), được yêu cầu cho công việc của nhân viên. Ngoài ra, ông có nghĩa vụ phải lưu giữ hồ sơ của các tài liệu này để đảm bảo việc phát hành của họ, để xác định làm thế nào để thu thập, tổ chức và theo dõi các khoản thanh toán đối với vật tư. Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng là để theo dõi tình trạng của thiết bị văn phòng, trong đó bao gồm: một thách thức hoạt động để làm chủ để sửa chữa, thay thế kịp thời các hàng tiêu dùng (chẳng hạn như hộp mực), khi nó là không thể để sửa chữa - thay thế các thiết bị văn phòng.

Tùy thuộc vào các quy tắc áp dụng trong công ty, và quản lý văn phòng kích thước của nó hoặc anh có cuộc gọi và fax, chuyển đến đúng người, gửi fax và reo lên khách hàng và đối tác, hoặc giám sát công việc của thư ký, bao gồm giám sát văn hóa ngôn luận của họ. Cũng trong nhiệm vụ của người quản lý văn phòng là để kiểm soát tình trạng vệ sinh văn phòng, việc duy trì tổ chức lên kế hoạch, hãy gọi nhân viên kỹ thuật cho xử lý sự cố (ví dụ, việc thay thế đèn hoặc công tắc bồn rửa).

Nói chung, danh sách này có thể mở rộng hoặc hợp đồng tùy thuộc vào nơi làm việc. Do đó, điều cần thiết ngay cả ở giai đoạn của cuộc phỏng vấn để hỏi những gì người quản lý văn phòng (nghĩa vụ của người lao động trong công ty).