Hợp đồng lưu trữ trong tổ chức: khung pháp lý, thời gian

hợp đồng lưu trữ liên quan đến vấn đề nhất định. Đặc biệt, trong một số trường hợp rất khó xác định để loại do các nhạc cụ đặc biệt, làm thế nào để lưu trữ nó, dưới những điều kiện nào, làm thế nào để tiêu diệt và vân vân. Tất cả những yếu tố này được điều chỉnh bởi pháp luật, nhưng vì thực tế là một và cùng một hợp đồng trong các tình huống khác nhau có thể yêu cầu thời gian lưu trữ khác nhau, thường có tất cả các loại của các vấn đề, sự mơ hồ, và vân vân. Hiểu tất cả điều này là cần thiết, mặc dù nó có thể được khôn lanh. Nên hiểu rằng trong trường hợp các yêu cầu phi pháp trong các lĩnh vực như hợp đồng lưu trữ trong kho lưu trữ, quản lý hồ sơ có thể không chỉ có hiệu quả, mà còn nguy hiểm về khả năng trừng phạt hay phạt.

Tại sao giữ?

Hợp đồng bất cứ lúc nào có sẵn không chỉ tại thời điểm hành động của họ, mà còn sau đó. Bạn có thể cần một số thông tin, được phản ánh trong các văn bản đó, một số dữ liệu mà sẽ yêu cầu quản lý, và vân vân. Nhiều tranh chấp, mà thường bao gồm trong thực tế là một hoặc phía bên kia của đức tin xấu phù hợp để hoàn thành nghĩa vụ của mình có thể được giải quyết bằng cách sử dụng điều ước quốc tế như ra khỏi tòa án và chính thức tại tòa án. Bạn cũng nên xem xét khả năng thực hiện các cuộc kiểm toán của giai đoạn nhất định, điều này sẽ được thực hiện bởi các cơ quan giám sát nhà nước. Họ cũng có thể yêu cầu tài liệu trong một thời gian cụ thể, và nếu hợp đồng lưu trữ trong tổ chức, thời hạn của sự hủy diệt của họ, và các chức năng tương tự khác được thực hiện không đúng cách, có thể bị phạt rất nặng. Đương nhiên, điều đầu tiên sẽ được đổ lỗi cho sự lãnh đạo, nhưng sau khi tình hình đang ổn định, giám đốc thiết nhớ ai là để đổ lỗi, anh có vấn đề ra khỏi màu xanh. Đó là hợp đồng và các tài liệu khác được lưu giữ thời gian quy định nghiêm ngặt. Nhiều công ty thường thích thường xuyên mở rộng lưu trữ, và không có gì ở tất cả để tiêu diệt để tránh rắc rối có thể, hơn là làm cho một sai lầm và sau đó cào hậu quả.

pháp luật

hợp đồng lưu trữ trong tổ chức Luật mô tả khá rõ ràng, nếu bạn không đưa vào tài khoản thực tế là nó không phải là luôn luôn có thể ước tính một cách chính xác tài liệu này hay cái kia. Nói chung, hợp đồng trực tiếp với một đạo luật riêng biệt là không, họ được quy định trong danh sách chung của các văn bản tiêu chuẩn lưu trữ (hoặc công tác quản lý tài liệu lưu trữ), được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức, cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương và vân vân. Cả hai tùy chọn liệt kê cả với ban quản lý và các tài liệu thông thường, do Bộ Văn hóa và Truyền thông đại chúng của Liên bang Nga đã được phê duyệt. Các loại liên quan đến văn bản hành chính, có số lượng 558 từ 2010/08/25 năm, và loại thứ hai - № 1182 từ 2007/07/31 năm. Nghiên cứu các tài liệu này là rất khuyến khích, nhưng nó là tốt nhất để cô lập các quá trình học tập cho bản thân một cách chính xác những giấy tờ, được sử dụng trong một tổ chức đặc biệt và liên quan đến một khu vực cụ thể của trách nhiệm. Danh sách quá nhiều thông tin để ghi nhớ nó tất cả, nhưng nếu bạn xác định những tài liệu với những gì áp dụng và bao nhiêu được lưu trữ, có khả năng, hợp đồng lưu trữ sẽ được đơn giản hơn nhiều và dễ dàng hơn. Trong nhiều trường hợp, tất cả các giấy sử dụng được bao phủ bởi 3-4 điểm, để nghiên cứu một cách chi tiết mà không phải là quá khó khăn.

các loại khác nhau

Nó sử dụng hai hệ thống chính của thỏa thuận ly để bảo tồn của họ. Vì vậy, hệ thống chung nhỏ nhất là để ràng buộc vào thời hạn sử dụng. Phân bổ một đoạn ngắn hạn, dài hạn và lưu trữ vĩnh viễn. Các tùy chọn đầu tiên liên quan đến một hợp đồng trong thời hạn tối đa 10 năm. Thứ hai - hơn 10 năm. Thường thường được sử dụng chỉ khi phá hủy các tài liệu không thể ở tất cả. Hệ thống này không phải là rất thuận tiện. hợp đồng bảo quản trong kho lưu trữ, mà thuật ngữ này được định nghĩa theo cách này, thường dẫn đến sự nhầm lẫn và sai sót hơn là thực sự giúp đưa quá trình ghi chép. Bởi vì một hệ thống chung là liên kết với các loại hợp đồng. Hầu hết các doanh nghiệp họ có ba loại chính: Hồ sơ, hộ gia đình và lao động. Việc đầu tiên và thứ hai đối với hầu hết các phần tương tự, và họ thường chỉ giữ trong năm năm. Điều này được hiểu rằng trong hồ sơ cá nhân đề cập đến tất cả các hợp đồng và tất cả các tài liệu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực hoạt động chính của tổ chức. Thứ ba, các loại hợp đồng lao động, trong nhiều trường hợp, cũng được lưu trữ chỉ có 5 tuổi, nhưng trong những tình huống nhất định, giai đoạn này có thể làm tăng đáng kể. Ví dụ, nếu không có tài khoản, sau đó một hợp đồng như vậy sẽ phải được lưu trữ cho càng nhiều càng tốt 75 năm, mà không phải là rất thuận tiện. Trong thực tế, nếu bạn không đặc biệt đi sâu vào vấn đề, nó có thể được tùy tiện hạn chế thời hạn sử dụng là 5 năm và quên đi những vấn đề. Nhưng trong một tình huống như vậy có khả năng bỏ lỡ một số trong những yếu tố có thể làm tăng thời gian mà hợp đồng lưu trữ của một định dạng tương tự nên được bắt buộc, và đó là khi bạn có thể chắc chắn phạt tiền hoặc khác rắc rối, mà cố gắng tránh bất kỳ cá nhân lành mạnh.

Chuyển vào kho lưu trữ

Thủ tục chuyển nhượng hợp đồng tiền gửi trong kho lưu trữ, các từ ngữ trong số đó đã hết hạn, có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty. Trong một số trường hợp, người lao động chỉ đơn giản là liên kết văn bản với nhau và đặt trong một góc tối, được coi là một kho lưu trữ. Nhưng từ một công ty toàn bộ quá trình có thể được mô tả rõ ràng trong tài liệu tiêu chuẩn, sẽ trình bày các cá nhân chịu trách nhiệm về các tập tin, hoặc thậm chí là một quy tắc danh pháp đặc biệt đối với các hồ sơ, đăng nhập và vân vân. Cả hai tùy chọn có thể được thoải mái, tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Ví dụ, tùy chọn đầu tiên là phù hợp công ty nhỏ với doanh thu khiêm tốn. Sẽ có không quá nhiều văn bản, rằng bạn luôn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả ở góc tối cùng. Nhưng lần thứ hai, cho biết tình hình là nghiêm trọng phù hợp với các tập đoàn, trong đó chiếm một số lượng lớn người lao động, và chỉ đơn giản là phải bằng cách nào đó đã không bị chết đuối trong tài liệu. Nguyên tắc chung, đó là hợp đồng lưu trữ khác nhau trong tổ chức của bất kỳ hình thức sở hữu, là thời điểm truyền tải vào kho lưu trữ. Như một quy luật, nhân viên được yêu cầu phải gửi văn bản đến một giai đoạn nhất định, bất kể khi nào họ thực sự chạy ra khỏi bước thời gian. Và thường, như lưu trữ xảy ra vào đầu năm nay. Đó là, ngay cả khi hợp đồng kết thúc vào tháng Hai, vẫn sẽ phải chờ đến năm sau để đặt nó trong lưu trữ.

phá hoại

Như đã đề cập ở trên, chỉ vì bạn không thể phá hủy thỏa thuận. Trước tiên, bạn cần phải chắc chắn rằng thực sự là thời điểm thích hợp. Chỉ khi đó chúng ta có thể phá hủy tài liệu này. Nhưng những hành động này thường có thể nguy hiểm hậu quả của nó, đó là lý do tại sao đa số người lao động thích để làm cho họ duy nhất với sự lãnh đạo của hình thức xử phạt. Nó trông giống như thế này: nhân viên thu thập mẫu của tất cả các tài liệu mà đã được ra ngoài khoảng thời gian hoặc sắp kết thúc. hợp đồng lưu trữ tại nhà máy, đó là mong muốn nên được xây dựng sao cho thủ tục lấy mẫu này đã không mất một thời gian dài. Sau đó, dựa trên danh sách thu được, báo cáo quản lý thực hiện, các tài liệu được ký kết, nộp, và chỉ sau đó, khi tất cả điều này được thực hiện, bắt đầu quá trình phá hủy các hợp đồng trực tiếp và chứng khoán tương tự khác. hợp đồng bảo quản trong kho lưu trữ một cách thường xuyên - không phải là giải pháp tốt nhất, đặc biệt là từ một số công ty thậm chí quản lý để làm cho nó một chút, đem lại cho họ để tái chế và vân vân.

ghi VÍ DỤ và hệ thống lưu trữ

Để hiểu rõ hơn về tất cả các tính năng và những điểm chính của các hoạt động có thể gây ra một ví dụ công việc lưu trữ tài liệu hướng dẫn tổ chức tương đối đơn giản. Vì vậy, có một nhân viên, thường là một người nào đó từ các nhân viên kế toán, có trách nhiệm cho việc lưu trữ các hợp đồng với nhà thầu, hoặc bất kỳ chứng khoán tương tự khác. Nó có một thư mục riêng biệt, nơi người đó cư trú cho đến khi hành động. Ngay sau khi hợp đồng được đóng lại, nó được chuyển sang một thư mục khác nhau. Nó sẽ được thuận tiện để có một đăng ký đặc biệt dưới dạng điện tử, nơi các tài liệu này được liệt kê theo thứ tự, cho thấy thời gian lưu trữ. Nhưng trước tiên, giai đoạn này cần được xác định. Tốt nhất là để chạy một thư mục cho tất cả các bộ phận, mà bằng cách này hay cách khác liên quan đến hợp đồng, để hiểu rõ hơn về bản chất của họ. Với kinh nghiệm sự cần thiết của những hành động đó sẽ biến mất. Sau đó, khi chính xác rõ ràng những gì nó đại diện cho mỗi người trong số các tài liệu đóng dấu lưu trữ cụ thể hạn. Trong một số trường hợp nó sẽ được thuận tiện để xác định hợp đồng và ngày kết thúc, priplyusovyvaya 5 năm của mình (hoặc hơn) để xác định chính xác khi nào giấy có thể bị phá hủy. Trong thực tế, thậm chí ngay từ đầu việc tổ chức các thủ tục vấn đề không phải là vô cùng khó khăn, nhưng sau khi sử dụng kéo dài nó vẫn sẽ được nhiều hơn và đơn giản hơn. Khi hợp đồng lưu trữ trong tổ chức, đó là sự tàn phá của cuộc sống đã được phê duyệt, sẽ được chuẩn hóa, toàn bộ quá trình sẽ đi trong vài phút. Và sau đó đến năm khi bạn có thể phá hủy các tài liệu nhất định. Chúng sẽ bị xóa từ thư mục, kiểm tra lại xem có lỗi có thể và, cùng với danh sách các giấy tờ, nộp cho người giám sát. Ông, đến lượt nó, một lần nữa nên kiểm tra xem tất cả các quy định trong danh sách, vì nó sẽ vẫn đứng đầu của tội trong trường hợp của các vấn đề. Nếu mọi thứ đều đúng, người đứng đầu ký giấy phép để tiêu diệt và đó là nơi mọi người đến như trí thông minh của mình. Ai đó chỉ nước mắt và ném. Những người khác sử dụng shredder. Những người khác ngồi trên thùng rác, đốt và vân vân.

Khi thời gian lưu giữ bắt đầu

Đây là một câu hỏi rất quan trọng, bởi vì nó làm tăng rất nhiều sai lầm với nó. hợp đồng lưu trữ tại doanh nghiệp của Belarus hoặc Liên bang Nga trong trường hợp này, giống hệt nhau, và bắt đầu vào lúc này khi năm mới bắt đầu, trong đó tài liệu cụ thể không còn giá trị. Ví dụ, có một hợp đồng, kết thúc vào tháng 15, năm 2010. Nó là cần thiết để giữ cho 5 năm, nhưng nó không thể phá hủy các ngày 15 Tháng 7 năm 2015, và vào đầu năm 2016. Đó là, bản báo cáo đã đi vào 2011/01/01, chứ không phải từ tháng thứ bảy của năm trước. Thông thường, để giảm thiểu bất kỳ nguy cơ lỗi, được bổ sung vào kỳ hạn 1 năm được xác định trước đó. Và chỉ sau khi nó đã trôi qua, quá trình tiêu hủy bắt đầu.

Các tính năng lưu trữ

Nói chung, có những kiến nghị cụ thể về nó như thế nào nên tìm và làm việc các kho lưu trữ. Lý tưởng nhất, việc lưu trữ các hợp đồng trách nhiệm, thanh toán cho các nhà thầu, hợp đồng lao động và các tài liệu tương tự như vậy phải ở trong một nơi thoáng khí và khô. Hơn nữa, những giấy tờ được đặt trên kệ (mở hoặc đóng). Nếu họ thuộc về các hình thức báo cáo nghiêm ngặt hoặc các tài liệu được đánh dấu "bí mật thương mại", nó phải là két đặc biệt hiện nay. Về nguyên tắc, không ai không kiểm tra thời điểm này, bởi vì đây là những khuyến nghị để quan sát mà doanh nghiệp có lợi nhuận nhất. Điểm mấu chốt là rất đơn giản: nếu bạn không trừng phạt đối với các hệ thống lưu trữ chính nó, đó là vì thiếu chứng khoán, được yêu cầu phải được thường bị trừng phạt. Và nếu có một trận lụt, hoặc các tài liệu sẽ bị phá hủy trong bất kỳ cách nào khác tương tự, đổ lỗi cho điều này chỉ là một công ty cụ thể.

Trách nhiệm và người biểu diễn

trách nhiệm chính và cơ bản của tất cả những gì có hiệu hợp đồng lưu trữ sẽ là người đứng đầu của tổ chức. Ông là người đã có sự hiện diện của các vấn đề này sẽ chịu trách nhiệm trước nhà nước và phải chịu đựng từ tất cả các vấn đề có thể. Hơn nữa, sau khi anh ấy, nó thường là kế toán trưởng, một luật sư và các nhân viên có trách nhiệm bảo quản tài liệu. Nhưng thông thường, tất cả những người này sẽ bị trừng phạt đã đi đến mức độ lỗi phạm của họ. Trong thực tế, hầu hết các tổ chức tương đối nhỏ so với hệ thống hợp đồng giám sát nằm với bộ phận kế toán. Và trong kế toán trưởng bộ phận này hoặc chỉ định riêng của họ, hoặc là một cuộc bỏ phiếu chung, người cụ thể chịu trách nhiệm. Trong một số trường hợp, người ta nhận được một sự gia tăng nhỏ trong tiền lương, mà phải bù đắp cho khối lượng bổ sung của công việc, nhưng thường xuyên hơn, điểm cuối cùng chỉ đơn giản là bỏ qua, nhấn mạnh sự thiếu vốn hoặc các yếu tố tương tự khác. Trong những trường hợp hiếm hơn, chịu trách nhiệm về bảo vệ an toàn các văn bản nói chung, và trong hợp đồng Đặc biệt, hoạt động luật sư. Nhưng nó không phải là rất thuận lợi, bởi vì người này chỉ có thể chịu trách nhiệm về hợp đồng, và phần còn lại của giấy tờ ông đã từng biết chỉ hời hợt. thuận tiện hơn khi có một người duy nhất là tham gia vào vấn đề này. Nó sẽ là chính xác nhất và không cam kết lỗi khó chịu vụn vặt như thế này có thể làm cho các nhân viên khác.

kết quả

hợp đồng lưu trữ trong tổ chức được thực hiện trên cơ sở tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Đây là một điều kiện tiên quyết, có thể mất trên tất cả các vấn đề của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, các sắc thái nhỏ, các quy định nội bộ, cơ quan đăng ký và tài liệu liên quan có thể khác với công ty để công ty. Người chịu trách nhiệm chính được coi là ông chủ, nhưng ông có thể ủy thác thời điểm này người khác. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho công tác quản lý, nhưng không loại bỏ nó từ độ sâu của trách nhiệm về lỗi càng tốt. Đó là nhân viên nào là đáng tin cậy để làm việc với các tài liệu lưu trữ, nên càng có trách nhiệm và hiểu rõ nhiệm vụ của mình để đổi lấy tiền thật, chứ không phải là lòng biết ơn bằng lời nói, vì nó thường xảy ra với sự gia tăng tải mà không bồi thường thiệt hại của nó với nguồn vốn bổ sung để trả tiền.