Các yêu cầu phòng lưu trữ. Các quy tắc cơ bản của tổ chức Lưu trữ

Các kho lưu trữ có thể dưới hình thức của một đơn vị cấu trúc riêng biệt của một tổ chức hoặc là một phần không thể thiếu của cuộc sống văn phòng. Điều này phụ thuộc vào khối lượng của một tài liệu hiện có.

Làm thế nào để tổ chức nó

Tạo một kho lưu trữ của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức đòi hỏi một tập hợp các biện pháp cụ thể:

1. Bạn cần phải chọn không gian lưu trữ thích hợp để lưu trữ tài liệu và trang bị cho đúng nó.
2. Nên cẩn thận để tạo điều kiện đáp ứng tiêu chuẩn.
3. Nó là cần thiết để trang bị cho nó với các khía cạnh kỹ thuật - mua và cài đặt các thiết bị cần thiết cho việc lưu trữ.
4. Kho là ràng buộc để được tổ chức quy trình cho việc tổ chức lưu trữ của tất cả các tài liệu cần thiết.
5. Nó phải được xây dựng và phê duyệt khung pháp lý của đơn vị.

Thực hiện các biện pháp đảm bảo sự an toàn của tài liệu lưu trữ và giữ cho chúng ở trong trạng thái yêu cầu.

các văn khố là ai

Và các yêu cầu là gì được cho người lao động sẽ được tham gia vào việc tổ chức lưu trữ và lưu trữ thêm các văn bản? Chúng có thể là vị trí kết hợp và thủ môn của họ, ví dụ, một thư ký hoặc nhân viên lễ tân?

Lưu trữ văn - một chuyên gia có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động lưu trữ. Vì sự an toàn của các tài liệu được giao phó cho ông, ông chịu trách nhiệm đầy đủ. Tác phẩm của ông là không thể mà không cần đi qua một hướng dẫn cụ thể hoặc thậm chí (nếu cần thiết) thực tập tại tổ chức của Cơ quan lưu trữ nhà nước.

chức năng của nó có thể được chuyển giao cho một nhân viên đó đang làm việc bán thời gian. Thông thường, trách nhiệm bảo quản văn khố được giao cho người lao động cá nhân trong trường hợp số tiền ký quỹ với các tài liệu là đủ lớn. Trong các tổ chức lớn, biên chế một bài riêng biệt cho mục đích này. Trong trường hợp này, tuy nhiên, nó thường bao gồm một mô tả công việc xác định những loại công việc được giao phó cho các văn khố, cũng như quyền và nghĩa vụ của mình.

Điều quan trọng - các thủ tục

Trường hợp chuyển đến tổ chức lưu trữ theo một đồ họa được phát triển đặc biệt. bản vẽ của ông phải được sự đồng ý với người đứng đầu của mỗi bộ phận, người sẽ truyền các tài liệu và sự chấp thuận của văn khố. Từ các tài liệu làm việc trong kho lưu trữ không chỉ lưu trữ, nhưng cũng thỉnh thoảng sử dụng, xác định các quy tắc của vấn đề của họ (nếu có) gửi các ứng dụng trong tổ chức của bạn, cũng như các bên liên quan bên ngoài.

Cung cấp các tài liệu sẽ được tổ chức trong những cuốn sách nào đó đăng ký. có yêu cầu, đơn đặt hàng, hành vi đối với việc chuyển các trường hợp đến việc sử dụng tạm thời các thủ tục bên thứ ba cho quá trình đăng ký (trong số những người khác có thể bao gồm các văn phòng của công tố viên và tòa án). các văn bản đã ban hành cho đến một tháng của người lao động riêng của mình, và lên đến ba tháng - đại diện của các cấu trúc bên.

Các quy tắc cơ bản của tổ chức Lưu trữ

Đóng vai trò lưu trữ, cũng như bất kỳ đơn vị cấu trúc trên cơ sở các quy định đặc biệt, bởi công tác quản lý phê duyệt. Nhân viên của nó trong công việc của họ tuân thủ mô tả công việc của riêng mình. Các quy định được thông qua bởi các công ty, đặt ra các quy tắc cơ bản của tài liệu lưu trữ (tình trạng của biện pháp chức năng quyền hạn và trách nhiệm và thành phần của giấy tờ cần thiết). Bởi nhiệm vụ cơ bản của nó bao gồm:

1. Bổ sung cho các kho lưu trữ tài liệu, các thành phần trong đó được liệt kê trong một phần riêng biệt của Quy chế.
2. Lưu giữ hồ sơ tài liệu và giữ chúng an toàn.
3. Phát triển các tài liệu có sẵn tìm kiếm viện trợ.
4. Cho phép bạn sử dụng thủ tục lưu trữ trong các tài liệu lưu trữ.

Nếu tổ chức của bạn có tài liệu có thể có liên quan đến Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga, sau đó chuẩn bị và nộp chúng cho lưu trữ vĩnh viễn trong trạng thái lưu trữ là một trong những vấn đề bên ngoài của đơn vị cấu trúc.

chức năng của nó

chức năng lưu trữ có hệ thống xuất phát từ nhiệm vụ của nó. Những chính như sau:

1. Duy trì danh sách nguồn của riêng mình mua, có nghĩa là, tổ chức, đơn vị sự nghiệp.
2. Đi trong số họ một cách có trật tự các tài liệu cho an toàn.
3. Đưa vào tài khoản các tài liệu và đảm bảo an toàn tuyệt đối của họ.
4. Hình thành và duy trì một hệ thống trợ giúp trực tuyến, liên quan đến các tài liệu lưu trữ.
5. Tiến hành quản lý dịch vụ cung cấp thông tin và tất cả các đơn vị cấu trúc của tổ chức.
6. Tổ chức phát hành và sử dụng các tài liệu phù hợp với nhu cầu của các cá nhân và tổ chức khác, để xem xét và phân tích quá trình sử dụng.
7. Chuẩn bị báo cáo và phản ứng chính thức để công dân yêu cầu chất xã hội và pháp lý.
8. Thực hiện các hoạt động về công tác kiểm tra giá trị của một tài liệu, tổ chức, chuyển nhượng thủ tục tố tụng nhằm lưu trữ vĩnh viễn trong kho lưu trữ, thành phố hoặc tiểu bang (trong trường hợp khi tổ chức này là một trong những nguồn trên mua của tài liệu lưu trữ).
9. Kiểm tra tính chính xác của việc hình thành và lưu trữ tập tin trong việc mua lại các nguồn - cả về đơn vị cấu trúc của riêng mình và các tổ chức khác.
10. Để tổ chức công việc vào việc giữ các danh pháp doanh nghiệp kinh doanh.
11. Hỗ trợ thiết thực và phương pháp luận với tài liệu hướng dẫn của mỗi subdivision cơ cấu.
12. Tham gia vào sự phát triển của tài liệu lưu trữ và quản lý hồ sơ.
13. Để tham gia vào các sự kiện được tổ chức với mục đích đào tạo nhân viên lưu trữ và người lao động ở các vị trí liên quan đến tài liệu quản lý.

Nơi để đặt nó

Bây giờ chúng ta xem xét những gì đang có các yêu cầu phòng lưu trữ. Điều quan trọng nhất về những gì cần được xem xét, - để đặt nó trong bất kỳ trường hợp không được phép vào tòa nhà của tòa nhà nhân vật cũ của tòa nhà gỗ, có thể là thô, không chỉ phòng chính, nhưng gác xép với tầng hầm, cũng như trong các tòa nhà, có sưởi ấm bếp.

Nếu cấu trúc tương tự như một toàn thể được thích nghi cho việc lưu trữ các văn bản giấy, sau đó một kho lưu trữ nhất thiết có nghĩa là một phòng cách ly.

Nếu tổ chức của bạn trong tương lai gần có kế hoạch xây dựng kho lưu trữ riêng của mình, ở đây bạn có cơ hội để làm quen với danh sách các yêu cầu mà phải được xem xét trong quá trình chuẩn bị. để lưu trữ một cách cẩn thận và an toàn tất cả các tài liệu cần thiết - vì vậy, các yêu cầu chính đến phòng lưu trữ, có nhiệm vụ là gì?

Danh sách những gì được yêu cầu để được cung cấp

1. Lưu trữ.
2. Căn phòng được thiết kế để tiếp nhận các văn bản, lưu trữ tạm thời và thích nghi.
3. Các phòng trong đó các tài liệu sẽ được sử dụng.
4. phòng mổ (hoặc phòng) cho người lao động.

Khi không gian là không đủ ...

Trong trường hợp không gian phòng tập không cho phép khả năng bắt cóc theo anh ta một số phòng không gian duy nhất dành riêng nên được chia thành các khu ngăn cách bởi vách ngăn. Yêu cầu cơ bản, trong đó có được tôn trọng đúng trong trường hợp này - cô lập lẫn nhau vị trí lưu trữ các tài liệu và làm việc với họ.

Một căn phòng riêng biệt hoặc một cấu tạo đặc biệt và thích nghi như một tòa nhà lưu trữ tài liệu sử dụng như một bản sao lưu, được yêu cầu phải được loại bỏ khỏi đối tượng mang theo một nguy cơ về khả năng xảy ra hỏa hoạn. Như một ví dụ có thể kể đến là bãi đỗ xe, nhà để xe và các trạm xăng. Gần tòa nhà hoặc cơ sở lưu trữ không phải là đối tượng phục vụ như là nguồn ô nhiễm không khí.

Lý tưởng nhất, các tập tin luôn luôn phải được đặt trong một riêng biệt, chỉ dành riêng cho tòa nhà này được xây dựng với tất cả các quy tắc và các quy định cần thiết. Nhưng, thật không may, sự thật được đưa ra mệnh lệnh điều khoản của nó, và trong hầu hết các tổ chức, các tài liệu được lưu trữ trong cơ sở vật chất hiện có, chuyển đổi và điều chỉnh cho mục đích này.

Đó là quyền được nói

Làm quen với các yêu cầu quy định để các tòa nhà và cơ sở của các kho lưu trữ. Họ là như sau:

1. Việc xây dựng, được cho là có tương lai của lưu trữ là cần thiết để đề cập đến số lượng hành chính. Nghiêm cấm đặt các kho lưu trữ nơi có các dịch vụ phục vụ, kho thực phẩm, các cửa hàng từ danh mục các chất dễ cháy và hung hăng, cũng như công nghệ hóa học có liên quan áp dụng.
2. Loại trừ việc đặt nó trong một phòng nhóm điều khiển và ở đâu không tuân thủ yêu cầu vệ sinh. Trên không chấp nhận xây dựng tài liệu lưu trữ hư hỏng nêu trên.
3. Nó đặc biệt quan trọng để thực hiện theo yêu cầu lửa cho phòng lưu trữ. an toàn của nó đối với khả năng cháy - một trong những điều kiện chính của lưu trữ an toàn các tài liệu. Vào tháng Giêng năm 2009, Bộ Văn hóa Nga đã ban hành một lệnh số 3 đã thông qua một loạt các yêu cầu quy định đề ra trong quy tắc đặc biệt của an toàn cháy nổ của Chính phủ Liên bang Nga và các lưu trữ thành phố. Khi thiết bị của các quy định lưu trữ tài liệu cần thiết để được quan sát chắc chắn thế.
4. Thiết kế của tòa nhà là để đảm bảo sự bất khả của lũ lụt. Các phòng được yêu cầu phải có một lối ra khẩn cấp. Trong mọi trường hợp đi qua nó các đường ống chính (chứa nước hoặc khí).

Có thể nộp vị trí trong tầng hầm?

Nó không được khuyến cáo vị trí lưu trữ lưu trữ trong phòng tầng hầm, tầng trên hoặc thay đổi như không gian tầng áp mái như vậy.

Trong những tình huống khẩn cấp có thể có ngoại lệ cho quy tắc này. Họ được chấp nhận khi tầng hầm khô ráo và nước nóng, được trang bị hệ thống thông gió cơ khí, có khả năng để cung cấp cho một giờ hoặc hai thở gấp ba lần. Lưu trữ cho loft hoặc gác mái được có thể chỉ với điều kiện là các điều kiện nhiệt độ và độ ẩm thích hợp.

Một yêu cầu rất quan trọng đối với cơ sở lưu trữ đối với các thiết bị nối dây với. Nó có nghĩa vụ phải đóng cửa với ổ cắm kín. Dây các thiết bị điện cầm tay được cung cấp vật liệu cách nhiệt cao su. không nên đặt trong nhà hoặc lưu trữ chung của bộ phận ngắt mạch sàn.

Các lựa chọn không bụi và các vật liệu không bị ăn mòn như vật liệu xây dựng để hoàn thiện các kho lưu trữ. hệ thống dập tắt phải được trang bị phương tiện trung tính, an toàn cho các tài liệu. Nó không được phép sử dụng lửa trong cửa hàng, bao gồm lò sưởi hoặc nơi đối tượng nước ngoài.

để tóm tắt

Sau khi giảm khu vực được lựa chọn phù hợp với tất cả các yêu cầu nêu trên đến phòng lưu trữ, đưa ra quyết định cuối cùng về sự phù hợp hay không phù hợp để sử dụng. Đưa ra quyết định như vậy sau khi kiểm tra các trạm vệ sinh và dịch tễ học có thể và Fire Nhà nước giám sát. Các kho lưu trữ có thể được đặt bất cứ nơi nào được lên kế hoạch chỉ sau khi các thủ tục kiểm tra chi tiết.

Mục đích của nó - để làm rõ phòng cháy, xác định mức độ phù hợp, kiểm tra độ bền cấu trúc lớn, đảm bảo sức mạnh của sự chồng chéo giữa các tầng trong tính toán của tải tiềm năng (thiết bị lưu trữ và trọng lượng của các tài liệu lưu trữ), kiểm tra phòng trống và tình trạng hiện tại của hệ thống thông gió và sưởi ấm.

Trong kiểm toán có liên quan như đại diện của các tổ chức (thường là nhân viên của các kho lưu trữ trong tương lai), và người lao động của tất cả các dịch vụ liên quan - .. Xây dựng, cháy, an ninh, vv Các kết quả của việc kiểm tra được phản ánh trong việc chuẩn bị hành động cuối cùng.