Hồ sơ lưu trữ tổ chức quản lý: GOST, hướng dẫn, tài liệu, quy tắc. Hướng dẫn quản lý hồ sơ lưu trữ

quy chế quản lý hồ sơ lưu trữ bao gồm các yêu cầu quan trọng để làm việc với giấy tờ, tài liệu không liên quan đến các hoạt động hiện tại của công ty. Họ được xây dựng phù hợp với hiện tại khuôn khổ pháp lý, chế biến phạm vi quy định, biên soạn và lưu trữ thông tin. thuật ngữ chính được sử dụng trong khuôn khổ của Tiêu chuẩn bộ đối với quản lý hồ sơ lưu trữ. Khi soạn thảo chúng vào những tiến bộ tài khoản trong việc sử dụng công nghệ và công nghệ thông tin tiên tiến. Xem xét tiếp tục cơ sở quản lý hồ sơ lưu trữ.

tỷ lệ

Hướng dẫn về quản lý hồ sơ lưu trữ áp dụng đối với các cơ quan chính phủ. Họ cũng được yêu cầu cho các doanh nghiệp tham gia vào một số loại công việc. Đặc biệt, các quy định áp dụng trong các phần của mô tả, đăng ký, bảo quản và sử dụng tài liệu của quỹ Lưu trữ Liên bang Nga, được gọi là tài sản nhà nước.

Phân của các doanh nghiệp, hợp tác với bộ phim, phonographic, video, hình ảnh, bản đồ, khoa học và công nghệ, thông tin từ xa, chi phối bởi các quy định đề ra trong kế hoạch và báo cáo.

Các nhiệm vụ và quyền thành lập các tổ chức trong tài liệu lưu trữ cho việc lưu trữ tạm thời các văn bản của AF RF cung cấp cơ sở của pháp luật chuyên ngành (từ 1993), vị trí (từ năm 1994 đến năm 1998.). Khung pháp lý hình thành các hành vi pháp lý có tầm quan trọng trong khu vực. Coi các quy tắc không áp dụng đối với các văn bản, công việc mà được điều chỉnh bởi Luật liên bang № 5485-1 và Nghị định của Tổng thống № 1203 từ 1995/11/30, các

hoàn thành

Nó là một bổ sung có hệ thống của các cơ sở tài liệu của các đơn vị doanh nghiệp. Chọn bao gồm xác định:

1. Nguồn.
2. Thành phần nguyên liệu sẽ tiếp nhận.

Là một phần của hoạt động này cũng được thực hiện chuyển giao trực tiếp các tài liệu vào kho lưu trữ. Như nguồn là:

1. các đơn vị doanh nghiệp.
2. người thể chất.
3. Cơ cấu cấp dưới.

Các thành phần của vật liệu

cho các hồ sơ lưu trữ hướng dẫn quản lý bộ mua lại được thực hiện tạm thời (hơn 10 năm) Các trường hợp và lưu trữ vĩnh viễn. Cũng tóm tắt thông tin về nhân viên. Trường hợp thời hạn sử dụng dưới 10 năm, như một quy luật, các tài liệu lưu trữ không được chuyển giao. Chúng được chứa trong các bộ phận liên quan của doanh nghiệp. Vào cuối tuổi thọ của những việc như vậy là bị phá hủy. Thông tin chi tiết của nhân vật cá nhân được truyền đi theo yêu cầu của chủ sở hữu. Sau đó, họ được gửi đến Cơ quan lưu trữ nhà nước về nội dung vĩnh viễn. Việc chuyển nhượng cũng phải vật liệu Enterprises tiền chất và cấu trúc cấp dưới thanh lý.

quản lý hồ sơ lưu trữ và danh pháp

nhân viên có thẩm quyền thực hiện công việc với các vật liệu thông tin doanh nghiệp, lập danh sách hệ thống các trường hợp. Ông được gọi là nomenklatura. Tại hình của nó chỉ ra tuổi thọ của vật liệu. cho các hồ sơ lưu trữ quản lý thủ công quy định về phân chia thẩm quyền để giám sát và tạo điều kiện cung cấp dịch vụ trong quá trình soạn thảo của danh pháp. danh sách có hệ thống đóng vai trò nền tảng cho sự hình thành của hàng tồn kho vật liệu thông tin của (tối đa 10 năm) lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời. Danh mục cũng là một tài liệu kế toán lớn. Nó được sử dụng cho việc đăng ký các trường hợp lưu trữ tạm thời, trong đó có một thời hạn dưới 10 năm. Đề án hệ thống hóa danh pháp thành lập có thể được sử dụng khi phát triển hành vi tập tin thẻ thực hiện.

phân loại

Giữ hồ sơ lưu trữ quản lý được thực hiện trên ba loại danh pháp:

1. Điển hình.
2. Gương mẫu.
3. Cá nhân (đối với một công ty cụ thể).

Đầu tiên xác định các thành phần của vật liệu được tạo ra trong các tổ chức tương tự. danh pháp tiêu chuẩn được coi là một tài liệu pháp lý. hệ thống hóa xấp xỉ xác định các thành phần tương đối của vật liệu thông tin cho các doanh nghiệp được bao phủ bởi hành động của mình, cho thấy các chỉ số. Nó có một nhân vật chất kiến nghị. Những loại hệ thống hóa được sử dụng trong sự hình thành của một loạt cá nhân và chuyển vào nó mà không thay đổi.

Các tính năng chuẩn bị

Các tài liệu về quản lý hồ sơ doanh nghiệp lưu trữ hệ thống hóa theo hình thức quy định phù hợp với danh pháp của đơn vị cấu trúc. Sau này nên được sự đồng ý và chữ ký của lãnh đạo.

Danh pháp của doanh nghiệp được thực hiện theo hình thức nói chung. Nó được ký tắt do người đứng đầu các kho lưu trữ hoặc người phụ trách, có chữ ký của người đứng đầu cung cấp dịch vụ hoặc một nhân viên có thẩm quyền. Danh mục phải được sự chấp thuận của ủy ban chuyên gia, và sau đó đã được phê duyệt bởi các giám đốc của công ty. Sau khi tiến hành các thủ tục Thủ trưởng các đơn vị cấu trúc của doanh nghiệp cung cấp trích lục các phần có liên quan.

Các thuật ngữ trong năm tới hình thành trong quý cuối cùng của giai đoạn hiện nay. Hài hòa được thực hiện ít nhất 1 lần trong vòng 5 năm. Nếu bạn thay đổi cấu trúc và chức năng của doanh nghiệp, một thuật ngữ mới.

Thủ tục biên soạn giao

Hình thành được gọi là nhóm hành vi thực hiện theo các danh pháp. tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ bao gồm các hệ thống hóa các thông tin phù hợp với tên của thư mục. Không được phép nhóm các bản trùng lặp và gió lùa. Các trường hợp ngoại lệ là phương tiện có giá trị cao. Phải không được đặt trong một thư mục giấy để được trả lại.

Duy trì lưu trữ hồ sơ lưu giữ được thực hiện tại một cung cấp thông tin dịch vụ vật liệu xử lý tập trung, và ở một phân cấp - cả hai đơn vị cấu trúc, và các bộ phận trên. Nhóm được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của người có trách nhiệm cho sự an toàn của phương tiện lưu trữ. Nếu cần thiết, có thể là nhân viên có liên quan của Lưu trữ Nhà nước.

yêu cầu quan trọng

quản lý hồ sơ lưu trữ được thực hiện phù hợp với các yêu cầu của quy định. Trong việc hình thành các thư mục với các hãng thông tin cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Vật liệu để lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn được nhóm riêng biệt.
2. Thư mục được bao gồm trong một bản sao mỗi tờ giấy.
3. Các thư mục cần được các tài liệu hiện tại trong một năm dương lịch. Tuy nhiên, các quy định này, có những trường hợp ngoại lệ. Chúng bao gồm:

• tập tin cá nhân, mà được hình thành trong toàn bộ thời gian của người lao động có liên quan;
• vật liệu và cấu trúc của các ủy ban bầu đứng với họ, phó nhóm, regimented trong giai đoạn triệu tập;
• cơ sở giáo dục giấy, thực hiện và nhóm lại trong một năm học;
• vật liệu sân khấu, đặc trưng cho hoạt động của mùa giải;
• lịch sử, và vân vân.

Thư mục phải nhỏ hơn 250 tờ ở độ dày không quá 4 cm.

Nhóm các hành vi hành chính

quản lý hồ sơ lưu trữ đòi hỏi hệ thống hóa các loại khác nhau của vật mang tin. Những bao gồm thuộc tính và hành vi hành chính. Họ được nhóm theo loại hình và niên đại của các ứng dụng:

1. Các quy định của quy chế do hành vi quy định đã được phê duyệt, đóng vai trò như phụ lục. Chúng được nhóm lại với nhau. Nếu các quy định, quy định, quy chế đã được phê duyệt như hành vi riêng biệt, hệ thống hóa chúng trong trường hợp cá nhân.
2. Lệnh, quyết định của các cấu trúc cao hơn đối với việc thực hiện được nhóm lại theo khu vực của doanh nghiệp.
3. Đơn đặt hàng liên quan đến nhân sự, hệ thống hóa theo thời gian lưu giữ. Với một khối lượng lớn các tài liệu thông tin hành vi thích hợp trên các cạnh khác nhau của công ty, nhóm riêng biệt.
4. Đơn đặt hàng trong các lĩnh vực then chốt của hoạt động được hệ thống hóa riêng rẽ với hành vi nhân viên. Ví dụ, thứ tự của quản lý hồ sơ lưu trữ được bao gồm trong cùng một thư mục, và việc bổ nhiệm của người đứng đầu bộ phận chuyên trách - sang người khác.
5. giới hạn đã được phê duyệt, báo cáo, dự toán, danh sách chia nhóm, kế hoạch và vân vân. nhóm riêng biệt từ họ dự án.
6. Vị trí của văn bản trong các tập tin cá nhân được thực hiện theo thứ tự nhận được.
7. hóa đơn tiền lương nhân viên mặt hệ thống hóa trong các thư mục riêng biệt. Họ được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
8. Khiếu nại, đề nghị, khiếu nại của công dân liên quan đến các hoạt động của công ty, hồ sơ xem xét và thực hiện của họ được nhóm riêng rẽ với các khiếu nại của cá nhân về các vấn đề cá nhân.
9. Hệ thống học thư từ thường được thực hiện trong một thời gian lịch trong thứ tự thời gian. Trong trường hợp này, câu trả lời được đặt sau các câu hỏi. Trong trường hợp gia hạn tương ứng về một chủ đề cụ thể, bắt đầu từ năm năm trước, các tài liệu có trong thư mục của giai đoạn hiện nay. Trong trường hợp này cho thấy chỉ số của năm trước đó.

Làm nhà cung cấp thông tin chấp nhận cho bảo vệ an toàn

quản lý hồ sơ lưu trữ cung cấp một số yêu cầu cho các đơn vị cấu trúc, làm việc với các tài liệu giấy. Làm nhà cung cấp có thể một phần hoặc hoàn toàn. Nó phụ thuộc vào thời gian lưu trữ. đăng ký đầy đủ được thực hiện đối với các tài liệu tạm thời (trên 10 tuổi), một nội dung thường xuyên, cũng như các hành vi về nhân viên. Nó bao gồm:

1. Bìa cứng thư mục / chất kết dính.
2. Việc đánh số của các tấm.
3. Lập trang-nhân chứng.
4. Hình thành của hàng tồn kho nội bộ nếu cần thiết.
5. Việc điều chỉnh các chi tiết của tấm bìa. Họ có thể chạm vào tên của doanh nghiệp, số đăng ký của các thư mục, ngày tháng khắc nghiệt, và vân vân.

Vật liệu để lưu trữ tạm thời, trong đó có một thời hạn dưới 10 năm, rút ra một phần. Vì vậy, không được phép để thực hiện các hệ thống hóa các chứng khoán trong thư mục, danh sách không đánh số, không có nhãn đảm bảo.

sắc thái

Lưu trữ quản lý hồ sơ - một hoạt động, trong đó các chuyên gia cung cấp không chỉ mang thông tin an toàn, mà còn là cơ hội để làm việc với họ nên có nhu cầu. Để kết thúc này, các hành vi cấu thành thư mục, nộp bốn thủng trong một bìa các tông. Họ cũng được phép để ràng buộc xem xét khả năng đọc văn bản, nghị quyết, ngày visa trong tất cả các loại giấy tờ.

Để chuẩn bị cho nhóm của tất cả các ốc vít kim loại được loại bỏ. Vật liệu dành cho lưu trữ vĩnh viễn và bao gồm các hành vi đặc biệt có giá trị hoặc không định dạng được chứa trong thư mục gated ba van với chuỗi hoặc trong hộp đặc biệt.

Khi xuất hiện trong các văn bản không có người nhận có tính chất cá nhân (sách công việc, card, thẻ quân sự, vv). Chúng được đặt trong một phong bì riêng và nộp nó cho phần còn lại của vật liệu. Vào cuối của thư mục phải có mặt một tờ chứng kiến trống. Vào lúc bắt đầu của thư mục khâu hình thức cho hàng tồn kho nội bộ. Để đảm bảo sự an toàn và trật tự sắp xếp của mỗi tờ giấy đánh số với chữ số Ả Rập. Quy tắc này không áp dụng đối với trang web, và các hình thức làm chứng cho hàng tồn kho. Số lượng ảnh được đặt trong cây bút chì ở góc trên bên phải.

Tờ chứng kiến

Nó được làm theo đơn đặt hàng. Nó chứa các từ ngữ và con số:

1. Số tờ với số.
2. Số lượng trang của hàng tồn kho nội bộ.

Bảng-Nhân chứng cũng quy định đánh số đặc hiệu. Đặc biệt, để xác định xem có chữ chỉ số, mã mất tích, số trang với hình ảnh dán, trang khổ lớn, và vân vân. Bên cạnh đó, trên bảng chỉ ra sự có mặt của tờ rơi in ấn trong thư mục, nếu họ chưa được đánh dấu trong việc đánh số chính. Tờ chứng kiến vised biên dịch. thay đổi tiếp theo trong tình trạng và thành phần của các thư mục nên được đánh dấu trong anh ta với tham chiếu đến các hành vi có liên quan. Nó không được phép làm cho tờ chứng kiến trên trang tiêu đề của một thư mục hoặc một doanh thu thuần của trang cuối cùng của tài liệu trong đó.

hàng tồn kho nội bộ

Nó được hình thành trong thời gian lưu trữ và kế toán thông tin tài liệu (hơn 10 năm) và nội dung liên tục. hàng tồn kho nội bộ như biên soạn cho các doanh nghiệp tạo ra bởi loại tài liệu, danh hiệu trong đó các nội dung không được tiết lộ. Các hình thức nên trình bày dữ liệu về số serial của các cuộc tấn công trong chỉ số thư mục, tiêu đề, ngày tháng và số trang.

Đối với hàng tồn kho nội bộ kèm theo Kỷ yếu. Nó ghi bằng số và bằng chữ số tài liệu bao gồm trong nó, cũng như số lượng các tấm hình thành nó. Xác nhận biên dịch hàng tồn kho nội bộ. Nếu một thư mục được đóng thành quyển hoặc ghim không hình thức, danh sách biên soạn được gắn vào bên trong trang bìa.

Những thay đổi trong các thành phần của vật liệu nên được phản ánh trong thư mục "Ghi chú". Cụ thể nó đề cập đến việc loại bỏ, thay thế bản sao giấy, bao gồm tài liệu bổ sung trong một thư mục. Đồng thời đặt xuống tham chiếu đến các hành vi có liên quan. Nếu cần thiết, có thể được hình thành bởi các mục mới để bảng tóm tắt hàng tồn kho nội bộ, cũng như việc ghi chứng thư mục.