Tài liệu lưu thông là một phần quan trọng của quy trình làm việc

Quản lý tài liệu được hiểu là các quy tắc mà theo đó các quyết định có chữ ký trong doanh nghiệp hoặc tổ chức được nâng cao từ thời điểm họ nhận được lưu trữ lưu trữ. Cơ sở của khái niệm này là việc nhận tài liệu, xem xét, chuyển giao cho các cơ quan điều hành, tiến hành các biện pháp tổ chức để thực hiện, chứng nhận, đăng ký, gửi lưu trữ.

Đây là một quá trình có tính đến các trường hợp chuyển động của tài liệu, cùng với tốc độ di chuyển của nó thông qua các trường hợp này. Doanh thu từ tài liệu là một quá trình phải tương quan với hoạt động thông tin của bộ máy quản lý, kèm theo tài liệu cho từng quyết định cá nhân, lưu trữ các tài liệu mới nhận được.

Một số lượng lớn các thiếu sót trong hoạt động của nhiều bộ máy quản lý là do chính xác cho các tổ chức người nghèo của phong trào của tài liệu. Ví dụ, quá trình lưu hành văn bản quyết định quản lý phải bao gồm ba thành phần bắt buộc:

• Hỗ trợ thông tin của quyết định (bao gồm thông tin đáng tin cậy xác nhận tính đúng đắn của quyết định);
• Tự lập hồ sơ bản thân quyết định (tài liệu hành chính);
• Kiểm soát việc thực hiện (bao gồm tổ chức công việc đề xuất, phương pháp hoàn thành nhiệm vụ, tuân thủ các điều khoản và điều kiện).

Như có thể thấy từ ví dụ trên, quy trình công việc là việc thu thập thông tin trên cơ sở đó sẽ đưa ra quyết định hành chính; Chuẩn bị bản thân giải pháp, bao gồm chỉnh sửa, đàm phán, soạn thảo để phê duyệt. Tất cả các giai đoạn này đòi hỏi sự di chuyển của tài liệu không chỉ giữa các cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, mà còn giữa người biểu diễn, từ kỹ thuật viên, chuyên gia, đến giám đốc điều hành. Kết luận từ ví dụ này là tốc độ di chuyển tài liệu càng cao, chất lượng thực hiện của nó càng cao ở từng giai đoạn cụ thể, thì quá trình quản lý doanh nghiệp càng tốt.

Thuật ngữ này tự xuất hiện trong văn học trở lại trong những năm 1920. Vào thời điểm đó, người ta tin rằng quy trình làm việc là tổ chức công việc nhằm xây dựng hợp lý bộ máy nhà nước như một toàn thể, phân chia trách nhiệm giữa các nhà hoạt động và dịch vụ khác nhau. Năm 1931, Viện Công nghệ Quản lý đã nỗ lực đầu tiên để điều chỉnh các nguyên tắc thống nhất về tổ chức quản lý hồ sơ. Các quy tắc đã được đặt ra, theo đó việc tiếp nhận, giao tài liệu, quy tắc thực hiện, quy định về ký sẽ được thực hiện. Các giai đoạn tiếp theo trong sự phát triển của nền kinh tế đã nhận được quy định pháp luật về khái niệm như là công việc văn thư, trong đó trọng tâm chính là các hoạt động kỹ thuật cá nhân. Chương trình tài liệu lưu hành bởi các hành động lập pháp này đã không được đề cập, mặc dù trong bản chất tất cả mọi thứ đến việc tổ chức các phong trào tài liệu. Từ năm 1974, văn bản chính điều chỉnh toàn bộ quá trình lưu chuyển tài liệu đã được ký kết, có hiệu lực cho đến nay.

Đạo luật lập pháp này được gọi là "Hệ thống quản lý tài liệu thống nhất thống nhất" (YGSD), có điểm dành cho việc tổ chức các phong trào tài liệu, các phương pháp công nghệ về xử lý và các quy tắc áp dụng. Trong bộ sưu tập này, quy tắc chính được xây dựng: "Lưu chuyển tài liệu là một chuyển động của một tài liệu dọc theo con đường ngắn nhất, bao gồm cả chi phí tối thiểu về thời gian và lao động." Chỉ bằng cách áp dụng quy tắc được chấp thuận trên thực tế, người ta có thể tin tưởng vào việc cải thiện cuộc sống của dân số nước này, sự tăng trưởng của nền kinh tế nhà nước.

Để đạt được những mục đích này, chúng ta cần những nhà quản lý thông minh, có kỷ luật và có trách nhiệm, những người thực hiện việc quản lý tài liệu dựa trên YGSD sẽ là vấn đề danh dự và lương tâm.