Quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Chương trình quản lý tài liệu và lưu trữ hồ sơ

Quy trình làm việc tự động hóa là một biện pháp viện đến bởi hầu hết các doanh nghiệp hiện đại. Ngay cả các công ty nhỏ đang làm việc với một khối lượng của các văn bản khác nhau, bao gồm cả chữ cái, ngân sách, hóa đơn, hợp đồng và tất cả các loại yêu cầu. Đó là vì lý do này mà hầu hết các tổ chức hiện đại đang cố gắng sử dụng biện pháp này như một quy trình làm việc, được cung cấp tại các chi phí của sự hoàn chỉnh và bảo quản dữ liệu, dễ tìm kiếm và lưu trữ thông tin khác nhau, và hạn chế tối ưu hóa thời gian cần thiết cho chính mình.

Tại sao làm điều đó?

Hầu như bất kỳ nhân viên công ty dành nhiều thời gian cố gắng để tìm ra thông tin chính xác và thống kê hùng hồn nói rằng phải mất khoảng một nửa thời gian làm việc. Vì nó cũng xảy ra mà bạn phải tạo lại một lần nữa thay vì tái sử dụng bất kỳ tài liệu có tồn tại "ở đâu đó". Nó là một tiêu chuẩn là một tình huống trong đó văn bản ban đầu của một hiệp ước là một luật sư trong máy tính, và tạp chí mục trên chứng khoán kèm theo việc thực hiện các hợp đồng thực hiện trong hệ thống kế toán, hóa đơn và các hành vi được chứa trong bộ phận tài chính ở dạng giấy, và thư từ liên quan đến việc thực hiện các điều ước quốc tế làm việc là trong điện tử nhân viên hộp thư. Này "phân tán" thông tin là vô cùng có hại cho an ninh, toàn vẹn và nhất quán, đó là trong những tình huống như vậy có tự động hóa quy trình làm việc thực tế.

Thông qua sự giới thiệu của hệ thống thông tin chuyên ngành đã giải quyết được phần lớn chủ yếu của vấn đề. Ví dụ, một số các hệ thống lập ngân sách cung cấp khả năng để tạo ra một hệ thống ngân sách kết nối với nhau, tiếp theo là sự hình thành và lưu trữ các phiên bản khác nhau của văn bản đó, cũng như một dấu hiệu của tình trạng của họ. Do đó, vấn đề được giải quyết một phần tài liệu ngân sách bằng cách sử dụng hệ thống như vậy.

Nhưng đừng quên rằng khuôn khổ hiện ngân sách, cũng như kế toán và ERP-hệ thống trong đa số trường hợp làm việc với các thông tin có cấu trúc, tức là các loại dữ liệu có thể được tạo ra và lưu trữ trong một hình thức bảng. Theo hầu hết các chuyên gia, tổng số lượng dữ liệu của bất kỳ thông tin kinh doanh có cấu trúc hiện đại chỉ cung cấp 20%, trong khi phần còn lại bao gồm e-mail, tài liệu văn bản, báo cáo khác nhau của cuộc đàm phán và các cuộc họp, hình ảnh, vv Khá thường xuyên, mà không cần tiến hành nghiên cứu thông tin có cấu trúc đơn giản là không thể thực hiện một kontektsta đánh giá bình thường, mà đã có mặt cấu trúc. Lưu trữ, thu thập và xử lý tiếp theo của dữ liệu đó được cung cấp bởi việc sử dụng các biện pháp như công việc, và quản lý nội dung Công ty hệ thống thông tin.

nó là gì?

Với sự giúp đỡ của hệ thống quản lý tài liệu điện tử cung cấp các tổ chức của bất kỳ sự tương tác giữa các nhân viên của một tổ chức trên cơ sở các tài liệu đệ trình. Một lần nữa 1C tài liệu cung cấp cho việc tạo ra các tài liệu, khả năng di chuyển chúng về tổ chức và duy trì quyền kiểm soát việc thực hiện các văn bản và quy trình được mô tả bằng cách sử dụng chúng. Như vậy, tài liệu điện tử cung cấp các công ty số lượng lớn các lợi thế, dịch tác phẩm của mình thực sự là một cấp độ mới.

Mỗi tài liệu duy nhất trong hệ thống điện tử này được đặc trưng bởi một tập hợp toàn bộ các chi tiết đặc trưng cho nó độc đáo (thường được gọi là bộ như của thẻ). Thẻ có thể chứa nhiều thông tin, bao gồm các loại tài liệu, ngày tháng năm hình thành và thay đổi, tác giả, cũng như không gian lưu trữ và nhiều hơn nữa. Trong hệ thống quản lý tài liệu trong tương lai sẽ cung cấp lưu trữ và truy xuất các tài liệu cần thiết phù hợp với các chi tiết đã được quy định trong thẻ.

cơ hội

quản lý tài liệu điện tử cung cấp tổ chức với không chỉ rất nhiều lợi thế, nhưng nó cũng mở ra nhiều khả năng mới, đó cũng là điều quan trọng.

điều khiển tập trung

Bất kể lớn như thế nào là điều này hay hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp cho phép thay đổi nhanh chóng trong các hình thức của tài liệu lưu trên đó. Ví dụ, để thay đổi hình thức ứng dụng cho bất kỳ chi phí của các trung tâm trách nhiệm khác nhau chỉ để có những điều chỉnh nhất định để mẫu đủ khẳng định rằng, đó là đã được lưu trữ trong hệ thống. Sau đó, nhân viên điền đơn xin như vậy sẽ không thể sử dụng các hình thức lỗi thời tài liệu, kể từ khi ứng dụng được điền và gửi thông qua hệ thống.

Hỗ trợ vòng đời tài liệu

Mỗi tài liệu rằng sẽ từ bỏ và xử lý trong bất kỳ doanh nghiệp, nhất thiết phải trải qua nhiều giai đoạn thiết lập. Ví dụ, khi nói đến ngân sách của công ty, nó là đầu tiên cần thiết để thực hiện, và sau đó phê duyệt và thực hiện vào những thời điểm nhất định. Sau đó, nhiều hiệu suất thực tế và kế hoạch của đối tượng ngân sách để phân tích kỹ lưỡng và đưa vào kho lưu trữ. Trong 1C tài liệu cung cấp kiểm soát chặt chẽ trong vòng đời của các văn bản, có tính đến các yêu cầu cơ bản của môi trường doanh nghiệp, cũng như các quy định pháp luật khác nhau và các tiêu chuẩn của ngành kinh doanh của công ty.

Làm việc theo nhóm

hệ thống quản lý tài liệu điện tử cung cấp nhiều hơn chỉ là một tổ chức lao động tập thể về tài liệu, và tham dự sẽ được các chuyên gia những người trong các cơ quan khác nhau hoặc thậm chí ở các thành phố khác nhau.

Hệ thống lưu trữ một số lượng đủ lớn các phiên bản của cùng một tài liệu, ngoài việc chỉ đạo và thay đổi, họ có thể chú thích các dữ liệu, có nghĩa là, thêm vào đó một số ý kiến và ghi chú, mà không ảnh hưởng các thông tin cơ bản, mà ông phải cung cấp.

bảo mật thông tin

tính năng khá quan trọng của hệ thống như vậy là trong 1C cùng một tài liệu có thể đăng ký thông qua một chữ ký điện tử đặc biệt tiếp theo của mã hóa. Điều này làm cho nó có thể không chỉ để xác nhận tính xác thực của thông tin, mà còn xác định duy nhất với tác giả, cũng như để đạt được an ninh hiệu quả nhất để lưu trữ dữ liệu khác nhau, nếu cần thiết.

định tuyến

Nếu hệ thống quản lý tài liệu điện tử là không có sẵn, sau đó trong trường hợp đó, người lao động tham gia vào việc tạo ra các chứng khoán nhất định, phải nhất thiết phải hiểu ai là người tốt nhất để chuyển các chứng khoán. quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp để tự động chuyển dữ liệu đúng người.

Bởi bản thân, định tuyến là miễn phí và cứng nhắc. Miễn phí cung cấp một cơ hội để ghi lại theo hướng hoàn toàn bất kỳ người nhận khi thích hợp, trong khi cứng nhắc cung cấp các quy định chính xác nhất, nhưng trong trường hợp đặc biệt hoạt động của cài đặt sẵn trong tài liệu hệ thống các quy định giao thông có thể là một tạm dừng ít (ví dụ, nếu bạn cần phải gửi dự thảo văn bản để xem xét một số chuyên gia bên ngoài).

kiểm soát truy cập

Có một số tùy chọn như thế nào để phân biệt giữa các cường quốc khác nhau của các nhân viên của công ty về quản lý tài liệu. Do đó, một quy trình làm việc tiên tiến cho phép một người để cung cấp cho toàn quyền kiểm soát các dữ liệu hạn chế khả năng chỉnh sửa hoặc thậm chí chỉ cho phép xem hoặc chú thích bất kỳ tập tin. Điều này giúp đơn giản hoá công việc với dữ liệu khác nhau, và đó là quan trọng - nó trở nên an toàn hơn nhiều.

hội nhập

Để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu tối đa, được rút ra trong một công ty cụ thể, quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp cung cấp cho sự hội nhập của hệ thống được cài đặt với những người khác - tài chính, công nghiệp, phân tích, vv Thông qua hội nhập như tính năng hệ thống quy trình làm việc hiện đại thường đủ đã sử dụng như một loại liên lạc giữa nhiều loại phần mềm.

Tài liệu của tất cả các hệ thống, là hợp lý liên quan đến thông tin này, được gọi là ngữ cảnh. Nó có thể bao gồm các nội dung của một bài báo hoặc e-mail, fax, chứng từ thanh toán, hồ sơ của các hoạt động, video hoặc ghi âm, và thậm chí rất nhiều thông tin khác. Bối cảnh của các tài liệu có thể được thêm vào bằng tay hoặc hoàn toàn tự động hóa quá trình này, tùy thuộc vào sở thích và nhu cầu của quản lý.

Ví dụ, hệ thống hiện đại của tự động hóa các quy trình làm việc trong quá trình hình thành và thay đổi tiếp theo trong ngân sách có thể được sử dụng một số thông tin theo ngữ cảnh khác:

• tất cả các loại nghiên cứu thị trường, bao gồm không chỉ riêng mình mà còn những người được lấy từ các nguồn bên ngoài;
• thỏa thuận với các đối tác khác nhau (người mua hoặc nhà cung cấp);
• Đặc biệt quy phạm pháp luật và tham khảo tài liệu;
• thêm tài liệu, trong đó phản ánh trong bản thân bất kỳ giới hạn hoặc giả định (như là một ví dụ, tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái và các dữ liệu khác);
• biên bản họp, tổ chức để thảo luận về bất kỳ phiên bản nào là ngân sách, và bao gồm tất cả các loại của người lao động bình luận và quan sát của người tham gia trong quá trình (thường những tài liệu này được gửi giữa các nhân viên qua e-mail và lưu trữ riêng biệt từ một file thông tin về ngân sách).

Một người dùng đang làm việc với một ngân sách, bất cứ lúc nào, nếu cần thiết, có thể xem bất kỳ tài liệu trên, khi công nghệ workflow hiện đại cho phép ông làm điều này mà không cần bất kỳ tìm kiếm lâu.

Những hệ thống được sử dụng với chúng ta?

Một trong những giải pháp phần mềm phổ biến nhất có thể được tìm thấy trong các công ty của Nga có thể được gọi là một sự kết hợp của tiện ích Microsoft Outlook với Microsoft Exchange Server. Ứng dụng đầu tiên, về nguyên tắc, đặt trên hầu hết các máy tính, trong khi Exchange Server thường được thực hiện để sử dụng như một máy chủ e-mail chính thức. Mặc dù thực tế rằng các công ty đã được một số thời gian trước đây là sự ra đời của tài liệu điện tử tổ chức, chương trình như vậy chỉ được sử dụng như một nền tảng cho e-mail, sau khi một số cài đặt tập trung thậm chí phần mềm này có thể được sử dụng như một công việc tự động hóa hoàn toàn chức năng cho hầu hết các tổ chức .

Tại thời điểm này, thị trường Nga được làm đầy với hàng chục hệ thống khác nhau, nhờ đó một tự động hóa quản lý tài liệu và phần mềm tương tự không chỉ cung cấp phương Tây, mà còn phát triển trong nước. Ngay cả Microsoft, ngoài các chương trình trên, cung cấp các tiện ích thậm chí như Content Management Server hoặc SharePoint Portal Server.

Mạnh nhất trong số tất cả các hệ thống hiện có được coi là Documentum, nhưng các công ty chủ yếu là lớn sử dụng quá trình tự động hóa này. Quy trình làm việc của một số công ty tại các chi phí của phần mềm tự động Lotus Notes gói, nhưng nhiều người gọi nó là một loại "nhà thiết kế cho các lập trình viên", như thiết lập trên cơ sở hệ thống hoàn chỉnh của nó là khá khó khăn.

sự khác biệt giữa các hệ thống của Nga và phương Tây là gì?

Nếu chúng ta nói về những khác biệt chính giữa các tiện ích trong và ngoài nước, chúng có sẵn trong nhân rộng khả năng. Ví dụ, nếu hệ thống của các nhà phát triển phương Tây có thể hoạt động trong hầu như tất cả các hệ điều hành, nó là chủ yếu trong nước chỉ được phát triển cho bất kỳ một trong số họ, và dĩ nhiên, nó thường là Windows. hệ thống phương Tây được cấu hình để sử dụng bất kỳ DBMS. hệ thống hạn chế của Nga như vậy có thể cản trở nghiêm trọng đến khả năng xây dựng nền tảng, các giải pháp tích hợp.

Về chức năng, sự khác biệt chính nằm trong thực tế rằng trong tự động hóa dokumentoproizvodstva Tây và công việc thực hiện một số chương trình có thể được ban hành theo một thương hiệu duy nhất, nhưng mục tiêu cho nhiều mục đích. Ví dụ, Documentum cung cấp một số sản phẩm riêng biệt, được sử dụng cho tự động hóa đầy đủ và tích hợp với ERP hệ thống, hỗ trợ thiết kế và kỹ thuật quản lý tài liệu, vv Phần lớn chủ yếu của phần mềm được phát triển ở Nga, nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể.

Cũng đáng chú ý là sự khác biệt chủ yếu nằm trong cách tiếp cận của cả hai bên trong một hệ thống tự động hóa quy trình làm việc là gì. hệ thống phương Tây nhằm cung cấp tự động hóa hoàn toàn và theo dõi hỗ trợ thông qua nhiều quy trình kinh doanh trong tổ chức, trong khi đa số các chương trình trong nước để tự động chức năng nhất định mà thôi.

Chi phí của hệ thống tây của khoảng dao động từ $ 400 đến $ 1,000 cho từng công việc, không kể chi phí thực hiện, phần cứng và phần mềm cần thiết để đảm bảo một tài liệu điện tử bình thường. Thường tự giới thiệu chi phí khoảng một nửa chi phí thông thường của giấy phép, như hầu hết các chương trình cho tự động hóa các quy trình làm việc thực hiện chương trình khuyến mãi khác nhau, nhưng trong một số trường hợp giá của một bậc cao hơn. Một trong những khó khăn nhất luôn là dự án tự động hóa các tài liệu tài chính để thực hiện các dự án như chi phí cao hơn chi phí giấy phép khoảng 2-3 lần.

phần mềm trong nước bán với giá $ 200-600 mỗi chỗ ngồi, và thêm vào đó đưa vào tính toán chi phí của các chương trình bổ sung và thiết bị khác nhau. Cuối cùng, việc tính toán giá trị so sánh được thực hiện theo cách tương tự như trong các hệ thống phương Tây.

Các tính năng

Trong đa số trường hợp là một hướng ưu tiên của tự động hóa là quá trình liên quan đến việc hài hòa các văn bản, ví dụ, quá trình chuẩn bị ban đầu và tiếp tục triển khai ngân sách. Tuy nhiên, nhiều đội bóng hiện đang sử dụng tự động hóa văn phòng và công việc, có nghĩa là, với thủ tục đăng ký văn bản đi và đến.

Giới thiệu về hệ thống điện tử không phải là về cơ bản khác với sự ra đời của bất kỳ hệ thống tự động khác, do đó nó là cần thiết để bám víu vào những đặc điểm nổi bật của dự án này.

Tạo lưu trữ doanh nghiệp-lớp

Giới thiệu tự động hóa tài liệu trong mọi trường hợp, cung cấp cho kho lưu trữ của công ty nhất định trong đó để lưu trữ tất cả các tài liệu. Cấu trúc logic của việc lưu trữ, sự phát triển và tiếp tục triển khai các chính sách an ninh, cũng như hệ thống phân cấp lưu trữ tài liệu đòi hỏi độ chính xác tối đa và đã được thực hiện ở giai đoạn đầu của dự án.

Cần lưu ý rằng các chức năng lưu trữ có thể được triển khai vào đầu của thiết kế, vì vậy ở giai đoạn sớm có thể được thực hiện để di chuyển tất cả các tài liệu từ các địa điểm lưu trữ hiện tại vào một kho lưu trữ của công ty duy nhất. Kết quả là, người dùng có thể làm quen với bất kỳ của các chức năng chính của hệ thống, đồng thời làm chủ và ứng dụng của nó. Đẩy nhanh tiến độ thích ứng của người lao động để thực hiện hệ thống có thể được thông qua việc sử dụng các chức năng dịch vụ chẳng hạn như cảnh báo về những thay đổi trong tài liệu hướng dẫn, sự xuất hiện của các văn bản mới, vv

Do đó, công việc cần thiết cho bất kỳ công ty hiện đại mà tìm cách phát triển và cải thiện hoạt động của nó.