Hướng dẫn về hồ sơ lưu giữ như một văn bản quy phạm

hành động pháp lý chính thức để xác định và thiết lập các thủ tục đăng ký và chuẩn bị các văn bản (cũng như làm việc với họ), trong bất kỳ tổ chức là hướng dẫn về công tác văn phòng. Nó nên có sẵn trong mỗi doanh nghiệp, mỗi công ty và tổ chức. Phát triển hướng dẫn về công tác văn phòng, chắc chắn thế, trên cơ sở các văn bản quy định và thủ tục quốc gia. Nhưng, đồng thời, cần phản ánh những đặc điểm cá nhân của một tổ chức văn phòng đặc biệt, thành phần và đăng tài liệu, cơ cấu dịch vụ, sự hiện diện của các tài liệu lưu trữ và mức độ tin học hóa của tất cả các hoạt động văn phòng. Từ này nó sau đó hướng dẫn trên văn phòng làm việc một tổ chức nào đó là luôn luôn ban đầu, và sẽ đưa vào tài khoản tất cả các sắc thái và đặc thù của thành phần và chế biến các tài liệu mà là duy nhất cho một cấu trúc nhất định.

Trong việc xây dựng văn bản quy định này cho công ty của bạn, bạn có thể sử dụng các loại thông thường của quản lý hồ sơ tài liệu, để mất từ nó nổi bật, bắt buộc cho tất cả, và để thêm các mục cần được quy định chỉ dành cho tổ chức của bạn.

Như một quy luật, hướng dẫn quản lý hồ sơ bao gồm các quy định chung, các phần chuyên đề khác nhau, và tất cả các loại ứng dụng. Quy định chung cụ thể hóa Phạm vi hướng dẫn này, khung pháp lý và trách nhiệm cho thất bại của mình để tuân thủ. phần chuyên đề chứa thông tin về các loại giấy tờ , trình tự đăng ký của họ, khi nhìn thấy, sinh sản, bảo đảm và bảo quản. Phù hợp với các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp, phần này có thể được mở rộng rất nhiều. Tùy thuộc vào điều kiện làm việc thay đổi và sự ra đời của công nghệ mới phần chuyên đề có thể được thay đổi, bổ sung. Phụ lục các hướng dẫn bao gồm các tài liệu minh họa tham khảo: một ấn tượng mẫu thống nhất của con dấu và tem, sơ đồ luồng thông tin, cũng như các mẫu điền vào các mẫu đơn.

Chỉ trong một số trường hợp nó có thể chỉ là tạm thời (hướng dẫn trong tố tụng trước tòa án quận hoặc trong lực lượng vũ trang). hướng dẫn tạm thời về văn phòng đã được phê duyệt trong một thời gian nhất định, ví dụ, trước khi đưa vào liên tục. Này được giải quyết riêng!

Tốt bằng văn bản hướng dẫn về công tác văn phòng phản ánh toàn bộ quá trình làm việc với các tài liệu và một trình tự hợp lý của tất cả các bước của quy trình. Nó quy định không chỉ dịch vụ văn phòng, mà còn là toàn bộ bộ máy hành chính. Chỉ thị được phê duyệt và đưa vào hiệu lực thi hành chỉ theo lệnh của người đứng đầu của tổ chức và sau đó phục vụ như là hành động bản quy phạm trên cơ sở đó được ghi chép lại và tất cả các tài liệu của doanh nghiệp.

Việc xây dựng đúng đắn về văn phòng - một điều kiện quan trọng cho các hoạt động đúng đắn của tổ chức. Nghệ sĩ được yêu cầu đến văn phòng dịch vụ chất lượng để điền vào tất cả các tài liệu, để làm quen người lao động mới trình tự, điền vào chỗ trống quy tắc, nộp báo cáo đúng thời hạn và không có lỗi, có thẩm quyền và kịp thời thực hiện nhiệm vụ được giao, bắt đầu làm việc ngay lập tức (ngay sau khi bạn nhận được một tài liệu đến hoặc theo thứ tự). Nếu người đứng đầu tự ưu tiên cấp bách của việc thực hiện đơn đặt hàng hoặc tài liệu, công việc thực hiện trên cơ sở đó. Trong trường hợp khác, khi nhập một số lượng đáng kể các tài liệu sẽ được xử lý phù hợp với ngày đến.