Các tài liệu về nhân sự, các loại của họ. các đơn đặt hàng về nhân viên như thế nào?

Không phụ thuộc vào loại hình hoạt động, bất kỳ tổ chức làm việc với mọi người. đăng ký hợp pháp của người lao động là cần thiết ở tất cả các giai đoạn của mối quan hệ lao động. Cấu trúc của tài liệu nhân tạo ra trong những trường hợp này bao gồm nhiều loại khác nhau của các quy định chứng khoán và dữ liệu cá nhân.

Người sử dụng lao có nghĩa vụ không chỉ để duy trì chính xác tài liệu cho cán bộ kế toán, mà còn tổ chức lưu trữ của họ và lưu trữ, và, khi cần thiết, phá hủy. Tất cả những hành động này phải tuân thủ các chuẩn mực của pháp luật.

các thành phần của tài liệu nhân sự là gì

Tất cả các giai đoạn của sự chuyển động của nhân viên nên được phản ánh trong các chứng khoán có liên quan. Cấu trúc của tài liệu về nhân viên, phản ánh sự chuyển động của nhân viên, bao gồm:

• tài liệu liên quan đến việc tìm kiếm và tuyển dụng;
• tài liệu phản ánh các hoạt động hiện tại của người lao động;
• các quy định về quá trình lao động và quan hệ con người;
• đơn đặt hàng khác nhau về nhân viên, như được xuất bản một cách tổng quát, và tiêu chuẩn hóa;
• tài liệu bao gồm thông tin cá nhân về người lao động;
• tài liệu lưu trữ về nhân viên;
• chứng từ kế toán cá nhân và hồ sơ;
• khác loại tài liệu về nhân viên.

Quy định đăng ký tài liệu về nhân viên

Các cán bộ nhân viên và các doanh nghiệp dịch vụ thư ký cần phải nhớ để thiết kế tài liệu cá nhân phù hợp với các yêu cầu của pháp luật. Các quy tắc quy định trong các quy định của doanh nghiệp, không phải mâu thuẫn với các hướng dẫn của cấp trên.

thực hiện đúng các tài liệu về nhân sự của công ty đã nêu trong các hướng dẫn có liên quan. Trong đó, với các ví dụ và tài liệu tham khảo nên bao gồm tất cả các sắc thái của ấn định trên giấy tờ với các nhân viên. Quy định này được ban hành và sự chấp thuận của lãnh đạo của tổ chức và là thời gian không giới hạn.

tài liệu cá nhân có thể được phát hành cả bằng điện tử và ở dạng giấy. Nếu văn bản được viết bằng tay, nó là cần thiết để giám sát tính chính xác của chữ viết tay và cố gắng không để làm tẩy xóa. Bất kỳ lỗi sửa chữa phải được xác nhận pechtyu tổ chức và được chứng nhận bởi chữ ký của người đứng đầu.

Tài liệu kế toán nhân sự thường bí mật, bởi vì chúng chứa thông tin cá nhân được bảo vệ một cách hợp pháp. Để làm việc một số hạn chế nghiêm ngặt của các chuyên gia cho phép đối với họ.

Đơn đặt hàng cho nhân viên

Các nhân viên phục vụ tài liệu hai loại đơn đặt hàng:

• đơn đặt hàng của công ty về các hoạt động chính, nhưng có liên quan đến công việc của người lao động;
• đơn đặt hàng cho các thành phần cá nhân của công ty.

Họ khác nhau về cách thức đăng ký, thủ tục phê duyệt, ký kết và công bố. Bên cạnh đó, với đơn đặt hàng cá nhân nhiều khả năng để làm việc nhân viên của bộ phận nhân sự. Ở đó, họ và lưu trữ riêng biệt từ các tài liệu khác. Những đơn đặt hàng là một phần của tài liệu về nhân sự của tổ chức.

Hầu hết các đơn đặt hàng cá nhân của một hình thức tiêu chuẩn hóa. Khả năng sử dụng các hình thức như ngụ ý sự hiệp nhất của họ cho công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng bắt buộc của các hình thức tiêu chuẩn quy định chỉ các cơ quan chính phủ và các tổ chức ngân sách. Các doanh nghiệp có bất kỳ hình thức sở hữu không thể tuân theo những quy tắc.

Trong số chất thường gặp nhất đơn đặt hàng cá nhân vì nó sau:

• đơn đặt hàng trên thuê và sa thải:
• đơn đặt hàng cho các phong trào và chuyển nhượng;
• đơn đặt hàng du lịch;
• đơn đặt hàng cho tất cả các loại kỳ nghỉ ;
• quy định về cấp giấy chứng nhận, giáo dục và đào tạo, và vân vân. d.

Thứ tự bất kỳ nhân viên đưa đến sự chú ý của người lao động mà nó liên quan. Nếu vì lý do nào đó người lao động không ký vào tài liệu, sau đó nó được vẽ lên.

Tất cả các đơn đặt hàng cá nhân phải trải qua đăng ký bắt buộc trong một thanh ghi đặc biệt. Trong trường hợp này, họ được giao nhiệm vụ một số, trong đó cho thấy rằng họ đưa vào tài khoản và thực hiện của họ được theo dõi. bản sao của lệnh nhất thiết nộp trong một vấn đề riêng tư, tài liệu gốc được lưu giữ riêng trong một năm, sau đó, hoặc gửi đến tài liệu lưu trữ hoặc bị phá hủy.

tài liệu nhân sự Công ty

Trong mỗi tổ chức, tùy thuộc vào hình thức sở hữu và các tính năng khác, sẽ tạo ra một loạt các văn bản về nhân sự của doanh nghiệp. Danh sách này phải được đưa vào bởi hướng dẫn quản lý nhân sự.

Thông thường đó là:

• nhân sự;
• danh sách các vị trí;
• việc sách và các hình thức trống trong hồ sơ việc làm;
• bản sao giấy tờ tùy thân của người lao động;
• chứng từ kế toán cá nhân và hồ sơ nhân sự;
• cán bộ, lao động chân tay khác và hợp đồng lao động;
• mệnh lệnh hoặc chỉ dẫn liên quan đến người lao động của công ty về các hoạt động cốt lõi;
• tài liệu về Ủy ban Chứng nhận;
• hướng dẫn và tài liệu khác về đào tạo và phát triển nghề nghiệp;
• văn bản vào các ngày lễ, các chuyến đi kinh doanh và chuyển giao;
• đơn đặt hàng khác nhau hoặc hướng dẫn của cán bộ;
• ghi chú, báo cáo và bản ghi nhớ chính thức từ các nhân viên, và vân vân. d.

Mỗi công ty độc lập xác định các loại mong muốn các tài liệu về nhân viên và cách họ tạo ra và lưu trữ.

Làm cá nhân kinh doanh

Các thông tin quan trọng nhất và đầy đủ về người lao động tham gia vào một vấn đề riêng tư. Các tài liệu và các tính năng của mua thực tế được xác định bởi từng tổ chức một cách độc lập và chắc chắn để đăng ký trong văn bản quy phạm. Bạn có thể may lên cổ phiếu ở cả phía trước và theo thứ tự ngược, hoặc để tạo thành nhóm.

tập tin cá nhân có thể được thực hiện cả trên đa số người dân trong tổ chức, và hoàn toàn vào người đứng đầu và các chuyên gia hàng đầu. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các tổ chức muốn có một tập hợp các tài liệu và các thông tin khác về bất cứ nhân viên, bất kể vị trí và tình trạng của mình.

Các loại văn bản và bản sao phải được lưu trữ trong các tập tin cá nhân của người lao động:

• hồ sơ hoặc danh sách cá nhân phục vụ để củng cố thông tin tiểu sử cơ bản;
• bản sao giấy tờ tùy thân và giáo dục hỗ trợ và trình độ chuyên môn, - hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và giấy phép;
• bản sao hồ sơ việc làm;
• đơn xin nhập học, chuyển nhượng, và những người khác;
• bản sao của tất cả các đơn đặt hàng cho người lao động;
• một bản sao của hợp đồng lao động;
• giấy tờ tùy thân khác.

Đối với mỗi người lao động bắt đầu lên một thư mục riêng biệt, mà nộp các giấy tờ nêu trên và bản sao của họ. Lưu trữ tập tin cá nhân tách biệt với tài liệu các nhân viên khác. Chúng chứa dữ liệu cá nhân, và do đó không nên tiếp cận với người trái phép.

thẻ cá nhân: làm thế nào để áp dụng?

Unified nhân viên thẻ cá nhân là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, không phân biệt sở hữu. Đây là tài liệu cơ bản nhằm chiếm cho người lao động của tổ chức.

thẻ cá nhân có chứa tất cả các thông tin cơ bản về người lao động. Điền nó thường bằng tay, nhưng nó được cho phép để làm cho thông tin chính với sự giúp đỡ của công nghệ. Tiến hành thẻ cá nhân tất cả các thời gian của người lao động trong tổ chức. Khi điền phần này được phép in và dán chèn.

Khi điền vào thẻ cá nhân lưu ý các mã tham khảo. Họ được liệt kê ở bên phải của bảng, thông tin, trong đó thống nhất. Thông tin trong các phần này phải phù hợp với phân loại và các văn bản quy phạm khác.

thẻ cá nhân sẽ được lưu trữ đúng cách riêng biệt từ các tài liệu cá nhân khác một cách an toàn hoặc trong tủ kim loại với khóa. Tài liệu này chứa dữ liệu cá nhân và tùy thuộc vào kế toán chặt chẽ. Khi sa thải người lao một mục thích hợp, và một thẻ cá nhân ban hành ngày lưu trữ lưu trữ.

Work-book: chế biến và bảo quản

Work-book - một văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc, chiều dài của dịch vụ và vị trí của người lao động. bảo trì của nó là điều bắt buộc đối với tất cả mọi người. Nó được đặt ở phần đầu của tác phẩm và sau đó đi kèm với người đó cho đến khi nghỉ hưu.

Nghĩa vụ mua hình thức trống và sách chèn công việc nằm trên tài khoản của tổ chức. nhân viên của mình giữ chúng ở nhà trong một nhân viên an toàn và vượt trội của bộ phận nhân sự theo yêu cầu. Mục nhập này được thực hiện trong các sổ kế toán có liên quan. Chính quyền không được khuyến khích cho người lao động và các hình thức sổ lao động tai sạch không rõ nguồn gốc.

Ban hành quá trình làm việc luôn chỉ bằng tay. Recordings thực hiện với một cây bút bi với mực xanh. Nếu một lỗi xảy ra, nó là cần thiết để điều chỉnh và xác nhận rằng chữ ký của chính quyền và con dấu của tổ chức. Tất cả các thông tin của bạn phải tuân thủ pháp luật và các quy định.

hồ sơ tuyển dụng được lưu giữ riêng biệt từ các tài liệu khác một cách an toàn. Cấm cung cấp cho nhân viên của họ và các bên thứ ba hơn. Nếu mọi người trong tổ chức của bạn để nhận thông tin về các mục trong tài liệu này, nó làm cho một bản sao của tất cả các trang, sau đó chúng được khâu, và mỗi trang được đóng dấu. Khi sa thải người lao Phiếu công việc trao vào cùng một ngày.

lưu trữ hoạt động của tài liệu cá nhân

lưu trữ thích hợp các tài liệu về nhân viên - một trong những nhiệm vụ chính của cán bộ nguồn nhân lực. Các thông tin chứa trong chúng, thuộc về phạm trù cá nhân và không được tiết lộ. Bên cạnh đó, lưu trữ và xử lý văn bản đó sẽ diễn ra trong điều kiện đặc biệt.

Trước khi ký hợp đồng lao động với một nhân viên tiềm năng bắt buộc thực hiện một văn bản uỷ quyền để xử lý dữ liệu cá nhân. Một bản sao của tài liệu được đệ trình trong một doanh nghiệp tư nhân hoặc trong một thư mục riêng biệt.

Tất cả các tài liệu liên quan đến dữ liệu cá nhân nên được lưu trữ tách biệt khỏi cổ phiếu phổ thông. Truy cập vào chúng chỉ được phép bộ phận nhân sự có tay nghề và người đứng đầu đầu tiên của tổ chức. Các bên thứ ba và các tổ chức tiết lộ dữ liệu cá nhân của người lao động bị nghiêm cấm. Trường hợp ngoại lệ là cơ quan xét xử và truy tố, để thực hiện một yêu cầu chính thức ghi nhận.

Để lưu trữ tài liệu cá nhân là một riêng biệt loạt các vấn đề. Thư mục và hộp văn bản trong tủ có khóa. Đó là khuyến khích để cô lập chúng từ ánh sáng mặt trời trực tiếp và nhiệt độ cao. Đối với một số lượng lớn các tài liệu thì nên bố trí một phòng đặc biệt.

tập tin cá nhân, hồ sơ và thẻ cá nhân được lưu trữ tại các hoạt động miễn là tổ chức đang làm việc với một nhân viên cụ thể. Sau khi bắn, họ được gửi đến lưu trữ lưu trữ.

đơn đặt hàng nhân sự được lưu trữ trong vòng một năm sau khi công bố của họ. Cán bộ, hướng dẫn khác không bờ bến cho đến khi bãi bỏ họ. Nhân sự, cũng như lịch trình của ngày lễ này được công bố hàng năm và được lưu trữ trong bộ phận nhân sự hoặc kế toán trong vòng một năm sau khi hoàn thành hành động.

Việc lưu trữ các tài liệu nhân sự

Sau khi kết thúc thời hạn của nhân viên cửa hàng dữ liệu hoạt động được gửi vào kho lưu trữ các tài liệu về nhân viên. Đây có thể là một bộ phận của tổ chức hoặc một bên thứ ba, thường nhà nước, tổ chức.

Danh sách các tài liệu được lưu trữ lâu dài, như sau:

• tập tin cá nhân, hồ sơ và thẻ từ chức cá nhân của người lao động;
• không có người nhận sổ lao động và chèn;
• đơn đặt hàng và hướng dẫn về việc nhân viên với thời hạn sử dụng đã hết hạn;
• tạp chí trên tài khoản của phong trào văn cán bộ;
• nhân sự;
• lịch trình kỳ nghỉ;
• các tài liệu khác cần lưu trữ theo yêu cầu của pháp luật hoặc Ủy ban.

Tài liệu trong kho lưu trữ của Sở nhân viên chuẩn bị một thư ký. lưu trữ dài hạn của vụ án và các giấy tờ khác càng tốt trong tổ chức, và hợp đồng trong một tổ chức chuyên ngành.

Tài liệu cho thư mục lưu trữ dài hạn bằng hình thức ngày, bắt đầu từ sớm. Nó là cần thiết để giám sát chặt chẽ an toàn thể chất của bài báo, và nếu cần thiết, để thực hiện và xác nhận một bản sao. Tất cả các trường hợp được đánh số và khâu tờ, sau đó một hàng tồn kho được thực hiện.

Thư mục với tài liệu phải được đặt trong một cách có trật tự. Trong phòng nó là cần thiết để duy trì nhiệt độ tối ưu và độ ẩm thấp và tránh tiếp xúc với ánh sáng mặt trời trực tiếp. Kệ phải được thường xuyên làm sạch khỏi bụi và xử lý tài liệu phòng từ loài gặm nhấm và loài gây hại khác.

Tiêu hủy tài liệu cá nhân

Mặc dù việc lưu trữ lâu dài, tài liệu nhân sự có thể bị phá hủy. Trước khi thủ tục này được tổ chức cuộc họp của ủy ban đặc biệt, mà làm chung một quyết định về tương lai của tài liệu cá nhân.

Phá hủy luôn đi theo đúng danh sách, trong sự hiện diện của tất cả các thành viên của ủy ban. Điều này có thể được đốt cháy, phá hủy bằng cách nghiền, ép và các phương pháp khác.

Thành phần giấy tờ tùy thân là phong phú và đa dạng. Nhân viên của dịch vụ nhân sự và công ty quản lý nên biết làm thế nào để thực hiện đúng cách, lưu trữ và tiêu diệt.