Biên bản cuộc họp - làm ra đúng cách

Biên bản cuộc họp - một tài liệu phản ánh thông tin về các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp và quyết định thực hiện. Nó thuộc về các tài liệu hướng dẫn về tổ chức và hành chính. Các thông tin trong báo cáo được thực hiện bởi các thư ký kỳ họp hoặc người được uỷ quyền khác trên cơ sở máy ghi âm hoặc ghi hình bằng tay. Trước khi tiến hành cuộc họp tất cả các giấy tờ cần thiết cần được chuẩn bị: chương trình, danh sách người tham gia, văn bản, cũng như dự thảo giải pháp khả thi.

Biên bản cuộc họp của ủy ban hoặc cơ quan khác được công bố đầy đủ hoặc tóm tắt mẫu. Sau đó không bao gồm các cuộc thảo luận về các vấn đề liên quan và chụp chỉ quyết định thực hiện.

Nghị định thư ở dạng đầy đủ thường bao gồm hai phần - phần giới thiệu và một chính. Giới thiệu chứa tên (và viết tắt) của chủ toạ, thư ký và các thành viên của cuộc họp, cũng như những người có mặt. Nếu số có mặt trong hơn 15, tài liệu tham khảo được thực hiện để bắt buộc danh sách đầy đủ các tên. Nếu hiện tại thuộc về cơ quan chức năng khác nhau, đối với từng vị trí cụ thể và nơi làm việc.

Ngoài ra, trong phần giới thiệu nên nhất thiết phải quy định chương trình liệt kê các câu hỏi theo thứ tự tầm quan trọng và chỉ báo cáo viên cho mỗi tên đối tượng.

Biên bản cuộc họp trong phần chính của nó được chia thành nhiều phần theo chương trình nghị sự. Các văn bản của từng điểm, như một quy luật, được dựa trên hiện tượng đoản mạch:

- Nghe: Họ và tên.

- Giải quyết (hoặc quyết định): Tên.

Tóm tắt mỗi văn bản bài phát biểu được lưu trữ trong một giao thức hoặc kèm theo trong một bài viết riêng biệt (trong trường hợp này, một lưu ý với một giao thức tham chiếu trong văn bản). Trong trường hợp của một cuộc bỏ phiếu cho kết quả của nó. Biên bản phải được thực hiện cho từng hạng mục thực hiện một quyết định.

Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch và thư ký cuộc họp. Ngày của giao thức sẽ là ngày của cuộc họp hoặc các cuộc họp. Mỗi giao thức được đưa ra một số serial của nhóm giao thức thích hợp riêng với một mã số bức thư, nếu cần thiết. Đánh số đang gia tăng trong suốt cả năm.

Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị có những đặc điểm riêng của mình. Yêu cầu chung của tài liệu này được cung cấp trong văn bản của Luật Liên bang "Về công ty Cổ phần" (Điều 68). Ngoài ra, nếu ban giám đốc tại cuộc họp sẽ thông qua Nghị quyết về việc phát hành cổ phiếu (chứng khoán), theo quy định của Liên bang Nga đã được phê duyệt bởi các vấn đề tiêu chuẩn của chứng khoán của giao thức của cuộc họp nên phản ánh kết quả của cuộn gọi bỏ phiếu của tất cả các thành viên của Hội đồng. Đây là yêu cầu pháp lý cơ bản cho giao thức.

Trên thực tế, việc thiết kế các giao thức như vậy có thể thay đổi rất nhiều theo quá trình xây dựng và chi tiết. Một số giao thức tương ứng với bảng điểm chi tiết của cuộc họp với một sự phản ánh của tất cả những nhận xét và câu hỏi. Yêu cầu cho một giao thức quản lý như vậy thường được cố định ở vị trí trên ban giám đốc.

Ở thái cực khác - vô cùng phút ngắn ngủi của cuộc họp, chỉ bao gồm thông tin về các thành phần đại biểu, chương trình nghị sự, các từ ngữ của vấn đề đặt ra và quyết định thực hiện.

biến thể tối ưu thường là giữa chừng. Quá báo cáo chi tiết được vẽ lên, như một quy luật, dựa trên hồ sơ của cuộc họp. Tại giải thích của nó không chính xác có thể là bóp méo ý nghĩa của vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, chúng ta không nên quên rằng quyền được làm quen với các biên bản cuộc họp, bất kỳ cổ đông có. Khi thảo luận về vấn đề kinh doanh giao thức chi tiết có thể sửa chữa rất nhiều thông tin là một bí mật thương mại.

Mặt khác, giao thức khó quá mức có thể gây ra cổ đông phổ thông trên ý tưởng của một cách tiếp cận chính thức và sự thiếu hiệu quả của Hội đồng quản trị. Đó là mong muốn cho mỗi câu hỏi chỉ những người khởi xướng và tham gia vào các cuộc thảo luận, biểu diễn chú thích, và các tác giả được yêu cầu câu hỏi. Cách tiếp cận này, trong số những thứ khác, làm cho nó có thể để ước tính sự đóng góp của mỗi thành viên một cách hiệu quả hơn.